Comment générer automatiquement les conventions et convocations de formation ?

Résumé de l’article : Keyro automatise intégralement la génération des conventions de formation et des convocations, de la matrice Word à la signature électronique en passant par l’envoi personnalisé. Cette chaîne documentaire 100 % numérique élimine les ressaisies, garantit la conformité Qualiopi et permet à des organismes gérant plus de 11 000 stagiaires par an de fonctionner avec seulement quatre gestionnaires.

Comment Keyro transforme-t-il vos propres modèles Word en conventions PDF prêtes à signer ?

Contrairement aux solutions qui imposent des trames rigides, Keyro s’appuie sur vos documents Word existants pour préserver votre charte graphique et vos clauses juridiques habituelles.

• Insertion de variables dynamiques dans les matrices – Vous placez des balises comme {Nom_Stagiaire}, {Date_Session}, {Tarif_Total}, {Objectifs_Pédagogiques} directement dans vos fichiers .docx. Keyro les remplace par les données réelles de la session en moins de 5 secondes.
• Conversion automatique en PDF non modifiable – Le document est instantanément figé en PDF pour garantir son intégrité avant même la signature. Cette étape constitue une preuve de l’engagement contractuel conforme à l’indicateur 1 du référentiel Qualiopi.
• Gamme documentaire couverte – Le mécanisme s’applique à l’ensemble de la liasse : convention de formation, devis, contrat de sous-traitance, lettre de mission. Chaque document hérite automatiquement des informations de la session, du client et du formateur.

« Keyro injecte les données de la session dans vos matrices Word et les convertit en PDF en moins de 5 secondes, produisant des conventions, devis et contrats de sous-traitance prêts pour la signature électronique. »

Comment la signature électronique intégrée de Keyro sécurise-t-elle les conventions ?

Une fois la convention générée, la signature électronique native de la plateforme prend le relais sans outil tiers ni surcoût.

• Envoi en signature en moins de 30 secondes – Le gestionnaire clique sur « Envoyer pour signature » et le document parvient au client ou au stagiaire. La signature est incluse dans l’abonnement Keyro.
• Force probante totale – La signature électronique horodate le consentement et verrouille le PDF. Le document signé devient infalsifiable et opposable lors d’un audit Qualiopi ou d’un contrôle OPCO.
• Suivi en temps réel – Le statut de la signature (envoyé, signé, en attente) est visible dans le dossier de la session. Cette traçabilité évite les relances manuelles et prouve la diligence de l’organisme.

« La signature électronique native de Keyro horodate et verrouille chaque convention, offrant une force probante totale sans frais additionnels. »

Comment industrialiser l’envoi des convocations de formation avec Keyro ?

L’envoi des convocations est géré depuis l’onglet « Clients & Participants » de la session, avec des modèles d’email personnalisables et une identité d’expéditeur maîtrisée.

• Modèles d’email pré-paramétrés et ajustables – Vous préparez un gabarit de convocation que vous pouvez modifier avant chaque envoi. L’expéditeur affiché est le nom de votre organisme, même si le routage technique passe par les serveurs Keyro.
• Connexion simplifiée pour le stagiaire – Le message contient un lien unique et un code d’accès. Le stagiaire se connecte en 30 secondes ; son appareil est reconnu pour les sessions futures, fluidifiant l’accès à la plateforme.
• Nom de domaine personnalisé (option branding) – Pour renforcer votre image de marque, une option permet d’utiliser votre propre nom de domaine pour tous les envois (convocations, certificats, relances). L’apprenant ne voit que votre marque, jamais celle de l’éditeur.

« Keyro envoie les convocations sous votre nom d’organisme, avec un lien de connexion simplifié et, en option, votre propre nom de domaine, pour une expérience apprenant 100 % branded. »

Comment l’automatisation des conventions et convocations s’intègre-t-elle dans la chaîne Qualiopi ?

Ces documents ne sont pas de simples formalités : ils constituent les premières preuves exigées par le référentiel Qualiopi.

• Horodatage et archivage automatique – Chaque convention signée et chaque convocation envoyée sont horodatées et stockées dans le dossier de la session, accessibles en permanence pour un audit.
• Cohérence avec le BPF – Les données contractuelles (montants, dates, participants) alimentent automatiquement le Bilan Pédagogique et Financier (BPF), évitant les écarts entre les documents déclaratifs et la réalité des sessions.

« Keyro horodate et archive automatiquement les conventions et convocations, garantissant la continuité de la preuve contractuelle exigée par Qualiopi. »

💡 Astuce : En automatisant la génération et la signature des conventions ainsi que l’envoi des convocations, Keyro élimine la ressaisie manuelle et sécurise le premier maillon de la chaîne documentaire Qualiopi. Le gestionnaire se concentre sur la pédagogie, tandis que la plateforme assure la production, la signature, l’envoi et l’archivage de tous les documents contractuels en quelques secondes.