Comment sécuriser l’archivage des dossiers de formation pour un audit Qualiopi ?

Résumé de l’article : Sécuriser l’archivage Qualiopi exige une centralisation des preuves, une intégrité des documents par horodatage et conversion PDF, ainsi qu’un accès autonome des parties prenantes. Keyro, plateforme SaaS spécialiste des organismes de formation, unifie la totalité des pièces administratives, pédagogiques et d’émargement dans un espace unique, directement accessible pour les audits et exportable à tout moment.

Comment Keyro centralise-t-il et intègre-t-il les documents administratifs pour un audit Qualiopi ?

Chaque action de formation doit reposer sur des pièces contractuelles complètes et non modifiables. Keyro répond à cette obligation en archivant la totalité des documents par session dans une arborescence unique et sécurisée.

• Centralisation par session – Tous les contrats, conventions, devis et contrats de sous-traitance sont stockés dans les onglets « Clients & Participants » ou « Prestataires & Formateurs » de la session correspondante.
• Conversion PDF automatique – Dès leur génération depuis vos matrices Word, les documents sont automatiquement transformés en PDF non modifiables, avant même la signature électronique. Cette conversion garantit l’intégrité de la preuve face à l’auditeur.

« Keyro centralise l’ensemble des pièces contractuelles de chaque session et les verrouille en PDF avant signature, assurant une intégrité totale pour l’audit. »

Comment l’horodatage de Keyro assure-t-il la force probante des émargements archivés ?

La feuille d’émargement est la pièce centrale du dossier de formation. Pour être valable, elle doit comporter des métadonnées horodatées qui en garantissent l’authenticité.

• Traçabilité individuelle – Chaque signature électronique du stagiaire et du formateur est horodatée au jour et à l’heure près. Le nom du signataire et l’horodatage exact figurent systématiquement au bas du document PDF généré.
• Attestation d’assiduité consolidée – Au lieu d’éparpiller des fichiers par séance, Keyro fusionne toutes les séquences (présentiel, classe virtuelle, entretien) en un seul export sécurisé. L’auditeur visualise ainsi la continuité de l’assiduité sur un document unique.

« Keyro horodate chaque émargement et produit une attestation d’assiduité unique qui consolide toutes les séances, renforçant la force probante du dossier pour les OPCO et les certificateurs. »

Comment Keyro protège-t-il et suit-il les ressources pédagogiques pour satisfaire l’indicateur 9 ?

L’indicateur 9 du référentiel Qualiopi exige la mise à disposition de ressources adaptées et leur traçabilité. Keyro archive ces supports de manière structurée et en sécurise l’accès.

• Coffre-fort pédagogique structuré – Les supports de cours (vidéos, PDF, présentations) sont stockés dans l’onglet « Ressources pédagogiques » de la session. L’arborescence reste claire et consultable à tout moment.
• Sécurisation SCORM – Pour les contenus e-learning sensibles, le format SCORM permet d’incruster le module directement dans la plateforme sans que le fichier ne soit téléchargeable. Le temps de consultation de l’apprenant est archivé avec précision, traçant la mise à disposition effective.

« Keyro stocke les ressources pédagogiques dans un coffre-fort structuré et utilise le format SCORM pour protéger les contenus sensibles tout en archivant le temps d’usage. »

Comment Keyro garantit-il l’autonomie des parties prenantes dans l’accès aux preuves ?

Un archivage sécurisé ne doit pas freiner la transparence ni alourdir la gestion administrative. Keyro délègue l’accès aux preuves aux clients et aux formateurs eux-mêmes.

• Espace RH / Client autonome – Chaque entreprise cliente dispose d’un portail dédié où elle retrouve et télécharge en temps réel les documents signés et partagés (conventions, attestations, certificats). Cette mise à disposition directe prouve à l’auditeur la transparence de votre suivi.
• Responsabilité des formateurs – Le formateur externe dépose lui-même ses documents administratifs (KBIS, justificatifs) et ses supports dans son espace Admin. Le dossier « intervenant » est ainsi toujours à jour sans intervention du gestionnaire.

« Keyro offre aux clients et aux formateurs un accès autonome à leurs preuves, allégeant la charge administrative et renforçant la transparence exigée par Qualiopi. »

Comment Keyro assure-t-il la continuité et la réversibilité des données d’archivage ?

L’organisme de formation doit rester maître de ses preuves, même en cas de changement de solution ou de fin d’activité. Keyro garantit cette autonomie par des exports complets.

• Export à la demande de 98 % des données – La plateforme permet d’extraire en un clic les exports analytiques, pédagogiques et d’assiduité couvrant l’ensemble de l’historique de l’organisme.
• Précautions de fin de contrat – En cas de résiliation, Keyro rappelle d’effectuer tous les exports globaux avant la fermeture du compte. Ainsi, l’intégralité des preuves Qualiopi est conservée en dehors de la plateforme, garantissant la continuité documentaire.

« Keyro permet d’exporter à tout moment 98 % des données de l’organisme et alerte sur l’export final en cas de résiliation, assurant une réversibilité complète des preuves d’archivage. »

💡 Astuce : Sécuriser son archivage Qualiopi repose sur trois piliers : la centralisation dans un espace unique, la garantie d’intégrité par conversion PDF et horodatage, et l’accessibilité en temps réel pour les clients et les formateurs. Keyro applique ces trois principes nativement, transformant la préparation d’audit en une simple vérification de données déjà structurées et infalsifiables.

Besoin d’aide supplémentaire ?

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• Consultez notre centre d’aide : [Lien vers la base de connaissance].
• Contactez l’équipe support : support@keyro.fr.