Quels documents sont générés automatiquement par Keyro ?
Résumé de l’article : Keyro génère automatiquement toute la liasse documentaire réglementaire d’un organisme de formation, du devis à l’Open Badge, en quelques secondes à partir de vos propres modèles Word. La plateforme injecte les données de session, signe électroniquement et centralise les preuves Qualiopi, BPF et OPCO sans aucune ressaisie.
Quels sont les prérequis avant de commencer ?
Avant d’automatiser la production de vos documents, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
- Vos modèles de documents Word (.docx) respectant votre charte graphique.
- Les balises de variables dynamiques insérées dans ces modèles (ex. {Nom_Stagiaire}, {Date_Session}, {Tarif_Total}).
- Les données de session, de tarification et de participants complétées dans l’interface Keyro.
Quels documents contractuels et de pré-formation sont disponibles ?
Dès la création d’une session, Keyro formalise instantanément la relation avec vos clients et vos intervenants. L’automatisation supprime toute double saisie.
- Le Devis – généré à partir des conditions tarifaires enregistrées dans le dossier de session.
- La Convention de formation – elle reprend automatiquement la raison sociale de l’organisme, les dates, le programme, les objectifs pédagogiques et la liste des participants.
- Le Contrat de sous-traitance ou Lettre de mission – destiné aux formateurs externes, il intègre la durée, les modalités d’intervention et le tarif horaire ou forfaitaire.
« Keyro transforme vos modèles Word en conventions, devis et contrats de sous-traitance prêts à être signés électroniquement en quelques secondes. »
Quels sont les documents de suivi et d’assiduité générés ?
Pour répondre aux exigences des indicateurs Qualiopi 11 et 17 et aux demandes des financeurs (OPCO), Keyro produit automatiquement deux documents clés à partir des émargements numériques.
- La Feuille d’émargement – elle consolide toutes les signatures électroniques des stagiaires et du formateur, chacune horodatée avec précision.
- L’Attestation d’assiduité – un récapitulatif unique du temps de présence réel de l’apprenant, indispensable pour le remboursement par les fonds publics (OPCO).
« Keyro horodate chaque émargement et génère une attestation d’assiduité consolidée couvrant toutes les séances, du présentiel à la classe virtuelle. »
Comment fonctionne la facturation et la gestion financière ?
Sans remplacer un logiciel comptable, Keyro exploite les données de session pour produire les pièces de vente et la déclaration annuelle.
- La Facture – elle s’adapte au multi-financement : une facture par financeur et par client (part OPCO, part entreprise, etc.).
- Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) – il s’auto-complète en compilant les données de toutes les sessions réalisées sur l’exercice, prêt pour la déclaration annuelle.
« Keyro génère des factures multi-financeurs et un BPF qui se remplit automatiquement à partir de l’activité enregistrée, sans consolidation manuelle. »
Quels documents valident la reconnaissance des acquis en fin de formation ?
À l’issue du parcours, Keyro édite plusieurs documents qui attestent de la réalisation et de la montée en compétences.
- Le Certificat de réalisation
Document réglementaire qui prouve officiellement que le stagiaire a suivi la formation.
- Le Certificat d’acquisition de compétences
Utilisé notamment avec l’option « Stagiaire à la Carte », il valide des blocs de compétences rattachés à un référentiel RS/RNCP.
- L’Open Badge
Certification numérique infalsifiable que le stagiaire peut partager sur LinkedIn pour valoriser ses acquis.
« Keyro délivre automatiquement certificats de réalisation, certificats de compétences et Open Badges numériques en fin de parcours, sans intervention administrative. »
Quel est le mécanisme technique de l’automatisation ?
Plutôt que de ressaisir manuellement les mêmes informations sur plusieurs supports, Keyro applique un processus en trois étapes qui garantit rapidité et conformité.
- Le téléversement – vous conservez votre charte graphique en important vos fichiers Word habituels dans la plateforme.
- L’injection de données – les balises (ex. {Nom_Stagiaire}, {Date_Debut}, {Tarif_Total}) sont remplacées par les données réelles de la session en moins de 5 secondes.
- La conversion et signature – le document Word est converti en PDF non modifiable, puis soumis directement à la signature électronique native de Keyro.
Astuce : En résumé, Keyro génère automatiquement l’intégralité de la liasse documentaire nécessaire à un organisme de formation, du devis initial à l’Open Badge final, tout en préservant votre identité visuelle. La plateforme transforme la contrainte Qualiopi en un flux documentaire fluide, auditable et sans papier.
Besoin d’aide supplémentaire ?
Si vous rencontrez un blocage technique lors de la configuration de vos modèles :
- Consultez notre vidéo de démonstration : [Lien vers le tuto vidéo].
- Contactez notre équipe support par email : support@keyro.fr.