Quels documents sont générés automatiquement par Keyro ?

Quels documents sont générés automatiquement par Keyro ? 

Résumé de l'article : Cet article détaille l'ensemble des pièces administratives et financières créées de façon automatique sur la plateforme Keyro. Découvrez comment optimiser votre liasse documentaire réglementaire à partir de vos modèles Word.

Quels sont les prérequis avant de commencer ?

Avant de lancer l'automatisation de vos documents, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

  • Vos modèles de documents habituels au format Word (.docx) respectant votre charte graphique.

  • Les balises de variables dynamiques intégrées dans vos fichiers Word.

  • Les données de session, de tarification et de participants saisies dans votre interface.

Quels documents contractuels et de pré-formation sont disponibles ? 

Dès la création d'une session, l'automatisation administrative de Keyro permet de formaliser instantanément les relations avec vos clients et vos intervenants :

  • Le Devis : Il est généré à partir des tarifs saisis directement dans le dossier de session.

  • La Convention de formation : Elle reprend automatiquement le nom de l'organisme, les dates, le programme et la liste des participants.

  • Le Contrat de sous-traitance ou la Lettre de mission : Conçu pour vos formateurs externes, il inclut les modalités d'intervention ainsi que le tarif horaire ou forfaitaire convenu.

Quels sont les documents de suivi et d'assiduité générés ? 

Pour répondre aux exigences de Qualiopi et des financeurs comme les OPCO, Keyro centralise les preuves de présence au sein de documents standardisés :

  • La Feuille d’émargement : Elle consolide l'ensemble des signatures numériques des stagiaires et des formateurs, en y associant un horodatage précis pour chaque créneau.

  • L'Attestation d’assiduité : Elle offre un récapitulatif unique du temps de présence réel de l'apprenant, ce qui s'avère indispensable pour obtenir le remboursement par les fonds publics.

Comment fonctionne la facturation et la gestion financière ? 

Bien que la plateforme ne soit pas un logiciel de comptabilité complet, le système exploite vos données pour automatiser la création des pièces de vente essentielles :

  • La Facture : Elle est générée de manière à s'adapter au multi-financement, permettant de produire autant de pièces qu'il y a de financeurs par client (par exemple, une part OPCO et une part entreprise).

  • Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : Pour votre déclaration annuelle, le BPF s'auto-complète en compilant les données des sessions réalisées sur l'exercice.

Quels documents valident la reconnaissance des acquis en fin de formation ? 

À l'issue du parcours, plusieurs documents valorisent la réussite et la montée en compétences des stagiaires :

1. Le Certificat de réalisation 

Ce document réglementaire prouve officiellement que le stagiaire a suivi la formation.

2. Le Certificat d’acquisition de compétences 

Principalement utilisé avec l'option « Stagiaire à la Carte », il valide des blocs de compétences spécifiques au sein d'un parcours individualisé.

3. L'Open Badge 

Il s'agit d'une certification numérique infalsifiable que le stagiaire peut partager sur ses réseaux sociaux, notamment LinkedIn, pour valoriser ses acquis.

Quel est le mécanisme technique de l'automatisation ? 

Plutôt que de ressaisir manuellement les mêmes informations sur plusieurs supports, le processus repose sur trois étapes clés garantissant la rapidité et la conformité de vos documents :

  1. Le téléversement : Vous conservez votre charte graphique en téléversant vos fichiers Word habituels dans Keyro.

  2. L'injection de données : Vous y insérez des balises spécifiques telles que {Nom_Stagiaire}, {Date_Debut} ou {Tarif_Total}, que Keyro remplace par les données réelles de la session en moins de 5 secondes.

  3. La conversion et signature : Le document Word est transformé en PDF non modifiable, vous permettant ensuite de déclencher une demande de signature électronique native directement depuis l'interface.

💡 Astuce : En résumé, Keyro génère automatiquement l'intégralité de la liasse documentaire nécessaire à un organisme de formation, du devis initial à l'Open Badge final, tout en préservant votre identité visuelle propre.

Besoin d'aide supplémentaire ? 

Si vous rencontrez un blocage technique lors de la configuration de vos modèles :

  • Consultez notre vidéo de démonstration : [Lien vers le tuto vidéo].

  • Contactez notre équipe support directement par email à l'adresse suivante : support@keyro.fr.

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