L'adoption d'une nouvelle solution de gestion constitue une étape charnière pour tout organisme de formation (OF) cherchant à moderniser ses processus. Pour garantir une transition fluide ainsi qu'une productivité immédiate, Keyro a structuré un parcours d'accompagnement fondé sur une expertise métier concrète. En effet, avant de devenir éditeur logiciel en 2018, l'entreprise s'est forgée une solide expérience en tant qu'organisme de formation créé en 2009, certifié ISO 9001 et Qualiopi. Cette double culture permet de proposer des modalités de prise en main parfaitement alignées sur les réalités du terrain.
Deux approches de montée en compétences
Afin de s'adapter au rythme et au budget de chaque structure, Keyro décline son onboarding en deux niveaux distincts. Le premier format, intitulé Formation de prise en main complète, est privilégié pour une assimilation totale de l'outil. Ce cursus se déroule sur deux demi-journées espacées d'une semaine. Cet intervalle est stratégique : il permet aux équipes de mettre en pratique les premiers acquis en autonomie, guidées par une « to-do list » personnalisée, avant de stabiliser leurs connaissances lors de la seconde séance.
Pour les organismes préférant un démarrage plus rapide, l'accompagnement de démarrage standard assure qu'aucun client ne reste seul face à son écran. Une session de 2h00 à 2h30 est systématiquement prévue pour réaliser les premiers paramétrages et lancer officiellement la première session de formation sur la plateforme.
Un programme conçu pour l'expertise administrative
Le cursus détaillé sur deux demi-journées vise à transformer les gestionnaires en véritables experts de l'automatisation. Durant la première phase, l'accent est mis sur la structuration de l'offre par la création de modèles de formation et de matrices pédagogiques. C'est également à ce stade que l'utilisateur configure l'automatisation de sa liasse documentaire — conventions, devis ou contrats de sous-traitance — en intégrant directement ses propres fichiers Word.
La seconde demi-journée est dédiée à la finalisation des réglages complexes et au traitement des questions d'usage rencontrées durant la semaine de pratique, le tout complété par une simulation de gestion de session de A à Z.
Financement et services d'accélération
Un atout majeur de ce parcours réside dans son éligibilité aux financements. Keyro étant un organisme de formation certifié Qualiopi, ces prestations peuvent être prises en charge par votre OPCO, transformant ainsi un coût technique en un investissement pédagogique valorisable pour vos collaborateurs. Pour accélérer davantage le déploiement, Keyro propose des services experts complémentaires :
L’Organisation « Clé en Main » : Nous intervenons durant une demi-journée pour pré-configurer intégralement votre compte, incluant les modèles de documents signables, les recueils des besoins et les protocoles d'évaluation Qualiopi.
L’Audit Digital : Ce diagnostic complet de vos processus numériques (CRM, gestion financière, canaux d'acquisition) aide à identifier les leviers de croissance pour votre structure.
Un écosystème de ressources continu
La montée en compétences se poursuit au-delà des sessions initiales grâce à une bibliothèque de ressources en libre-service. Chaque client accède au replay de sa propre formation, à des tutoriels vidéo ainsi qu'à des guides utilisateurs spécifiques pour chaque profil : stagiaire, formateur et client RH.
De plus, les webinaires thématiques, comme « Les Mercredis de la Formation », permettent d'approfondir régulièrement certaines fonctionnalités. L'objectif final de cette maîtrise logicielle est la productivité pure : grâce à l'automatisation, l'organisme de formation de Keyro a pu gérer plus de 11 000 stagiaires en 2024 avec une équipe à taille humaine.