L'architecture de la plateforme Keyro repose sur un écosystème multi-profils conçu pour centraliser et fluidifier l'intégralité des interactions administratives, financières et pédagogiques. En segmentant l'accès selon quatre rôles stratégiques, la solution assure une traçabilité de 98 % des données exploitables tout en optimisant la communication entre les différents acteurs d'un projet de formation.
Administrateur et Gestionnaire : le pilotage centralisé du studio
Ce rôle offre une supervision exhaustive de l'organisation et favorise une collaboration étendue grâce à la possibilité de créer un nombre illimité de comptes gestionnaires sans frais additionnels. Les pilotes du système s'appuient sur une ingénierie de formation performante où la création de matrices pédagogiques permet de pré-remplir les sessions à hauteur de 80 %. L'automatisation documentaire constitue un autre pilier majeur, autorisant la génération de conventions, devis ou contrats de sous-traitance basés sur des modèles Word intelligents et personnalisables.
Le pilotage quotidien s'effectue via le « Centre d'Action »(flèche capture d'écran 1), une interface dynamique qui liste en temps réel les tâches critiques telles que les signatures manquantes, les factures non acquittées ou les alertes d'insatisfaction (capture d'écran 2). En termes de souveraineté des données, les gestionnaires supervisent un Bilan Pédagogique et Financier BPF auto-complété et disposent de fonctions d'exportation massive pour le contrôle de gestion ou le marketing.
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Formateur : animation, suivi et conformité Qualiopi
Qu'il soit salarié ou prestataire externe, le formateur accède à un environnement simplifié dédié à la réussite pédagogique et au respect des exigences réglementaires.
Il peut monitorer l'engagement des apprenants en visualisant en temps réel leur progression (vidéos consultées, quiz réussis) et relancer les retardataires d'un simple clic. Pour l'organisation de son activité, il dispose d'un agenda intégré permettant de gérer ses indisponibilités ou de fixer des rendez-vous individuels via la modalité « Entretien ».
L'engagement Qualiopi est facilité par le dépôt direct des supports de cours, la saisie des comptes rendus d'animation et l'émargement numérique des séances. Pour les intervenants sous-traitants, l'organisme a la possibilité de conditionner le dépôt ou le règlement de leur facture à la complétion effective de ces éléments de preuve.
Stagiaire : une expérience utilisateur sans friction
Le parcours de l'apprenant est conçu pour être instantané et totalement compatible avec une utilisation sur smartphone ou tablette. La connexion est simplifiée par l'usage d'un code unique reçu par e-mail, ce qui supprime les contraintes liées à la gestion des mots de passe. Le stagiaire progresse le long d'une « Timeline Pédagogique » structurée en trois phases (Avant / Pendant / Après) regroupant :
Les ressources SCORM, vidéos et classes virtuelles.
Les documents administratifs à signer électroniquement.
- Les questionnaires d'évaluation et de positionnement.
Afin de sécuriser les preuves d'assiduité, un verrouillage pédagogique empêche l'accès aux liens de visioconférence tant que l'émargement numérique n'a pas été validé par l'apprenant. À l'issue de sa formation, ce dernier peut recevoir un Open Badge certifié pour valoriser et partager sa réussite sur les réseaux professionnels.
Client RH et Responsable Pédagogique : transparence et supervision
Pour les formations réalisées en entreprise, cet accès spécifique renforce la relation de confiance en offrant une visibilité totale sur le suivi administratif. Le client peut superviser l'assiduité et les scores d'évaluation de ses collaborateurs de manière autonome, sans solliciter l'organisme de formation. Il dispose également d'un coffre-fort partagé pour télécharger les conventions signées, les factures et les attestations d'assiduité.
Une nouveauté introduite en 2026 permet d'ajuster la confidentialité pour les prestations sensibles, comme les bilans de compétences. Le gestionnaire peut alors restreindre l'accès au suivi détaillé afin de préserver le secret partagé entre le consultant et le bénéficiaire.
En synthèse, Keyro ne se limite pas au stockage de données mais organise les interactions pour garantir que chaque acteur dispose de l'information exacte au moment opportun. Cette structure prépare activement les organismes aux évolutions technologiques futures, notamment l'obligation de facturation électronique prévue pour septembre 2026.