L'Importation en masse des stagiaires : Gagnez en productivité et évitez la double saisie
La gestion d'un volume important d'apprenants peut s'avérer chronophage et fastidieuse si elle est effectuée manuellement. Keyro propose un outil d'importation de masse conçu pour automatiser l'intégration des participants directement dans vos sessions de formation. Cette fonctionnalité garantit un gain de temps considérable et une réduction drastique des erreurs humaines liées à la saisie.
1. Accès à la fonctionnalité dans l'espace "Studio"
L'outil d'importation est stratégiquement positionné au cœur de votre interface de gestion pour une efficacité maximale.
Navigation : Depuis le menu principal de Keyro Studio, dirigez-vous vers l'onglet Prestations (1), puis accédez à la rubrique Sessions (2).
- Localisation du module : Le bouton « Import » se trouve en haut à droite de l'écran (flèche rouge), à proximité immédiate de la fonction d'exportation, permettant de basculer rapidement entre l'entrée et la sortie des données (capture d'écran 2).
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2. Prérequis : Structuration des sessions et modèle Excel
Avant d'initier le transfert de données, deux conditions fondamentales doivent être remplies pour assurer la fluidité de l'opération :
Sessions cibles : Vous devez avoir préalablement configuré et créé les sessions de formation destinées à accueillir les nouveaux stagiaires.
Le modèle XLS officiel : Pour une lecture optimale par les algorithmes de Keyro, l'utilisation du fichier Excel standardisé est impérative. Ce gabarit est téléchargeable directement depuis la fenêtre d'importation afin de garantir une structure de données compatible.
3. Remplissage du fichier : Les 6 piliers obligatoires
Bien que le tableau puisse héberger des informations détaillées pour enrichir les profils, Keyro a simplifié le processus en n'imposant que 6 champs obligatoires. Cette rigueur garantit que chaque stagiaire est créé avec une identité propre et rattaché au bon financement :
Identité : Le nom et le prénom de l'apprenant.
Identifiant de connexion : L'adresse e-mail, indispensable pour activer le protocole de connexion sécurisé "Passwordless".
Lien pédagogique : Le code spécifique de la session pour affecter le stagiaire au bon parcours.
Ingénierie financière : Le type de financement (OPCO, CPF, Entreprise, etc.) et le montant ou la part financée.
4. Nouveauté 2026 : Flexibilité sur les sessions activées
Depuis février 2026, Keyro a levé une contrainte technique majeure pour répondre aux enjeux des organismes gérant des flux continus. Il est désormais possible d'importer des stagiaires sur des sessions déjà activées. Cette mise à jour est capitale pour les parcours dits « vivants » ou en 100 % d'autonomie (e-learning, vidéos). Vous pouvez ainsi intégrer de nouveaux participants au fil de l'eau sans avoir à repasser vos sessions en mode brouillon, préservant ainsi la continuité administrative.
5. Exécution technique et vérification
Une fois votre tableau complété, le traitement s'effectue en quelques clics. Le système est capable de gérer l'inscription simultanée de stagiaires sur une multitude de sessions différentes, tant que les codes de session renseignés dans votre fichier sont exacts. Après avoir sélectionné votre document via le bouton "Parcourir", la validation déclenche l'apparition instantanée des participants dans la section "Clients & Participants" de leurs sessions respectives.
6. Les enjeux stratégiques de l'importation de masse
L'adoption de ce processus automatisé dépasse la simple commodité technique et s'inscrit dans une logique de performance globale :
Vitesse d'exécution : Inscrire une centaine de stagiaires ne prend désormais pas plus de temps qu'en créer un seul à l'unité.
Souveraineté des données : En utilisant Excel comme vecteur d'import, vous maintenez une traçabilité propre de vos flux, en parfaite adéquation avec la politique de Keyro permettant de disposer de 98 % de vos données en autonomie.
- Sécurité Qualiopi : L'importation garantit que chaque apprenant dispose immédiatement d'un dossier complet, facilitant le suivi de l'assiduité en temps réel et la génération des preuves de réalisation exigées lors des audits.
En résumé, l'importation en masse sur Keyro transforme une charge administrative lourde en un processus fluide et sécurisé de quelques secondes. Cette fonctionnalité est le garant d'une gestion de session rigoureuse, que vous pilotiez des actions inter-entreprises classiques ou des parcours certifiants complexes.