L'Export d'Assiduité constitue une fonctionnalité pivot de la plateforme Keyro, conçue pour transformer la gestion des présences en un processus automatisé et sécurisé. Ce rapport consolidé regroupe l'intégralité des preuves de présence des apprenants et des intervenants, formant le socle indispensable pour justifier la réalité des actions de formation auprès des financeurs (OPCO) et des auditeurs Qualiopi.
Une collecte de données fondée sur l'émargement numérique
La fiabilité de l'export repose sur une chaîne de collecte rigoureuse qui supprime définitivement les feuilles de présence papier au profit d'un système 100 % numérique.
Sécurisation en classe virtuelle : Le dispositif intègre un « verrouillage pédagogique » obligeant le stagiaire à émarger numériquement sur son interface pour débloquer l'accès au lien de visioconférence. Ce mécanisme garantit que chaque connexion en distanciel est formellement prouvée et horodatée.
Flexibilité en présentiel : Les apprenants émargent en autonomie sur leur propre équipement (smartphone, tablette) ou, à défaut, directement sur le poste du formateur.
Double preuve réglementaire : L'intervenant valide également sa propre présence depuis son espace dédié pour chaque séquence, complétant ainsi les exigences réglementaires.
Centralisation et génération massive des rapports
Keyro facilite la gestion administrative en centralisant l'accès aux données, évitant ainsi la navigation entre de multiples dossiers.
Emplacement stratégique : L'export se génère depuis l'espace de gestion Keyro Studio, au sein de l'onglet Prestations (1), sous-onglet Sessions (2). Vous trouverez le bouton export (3) et le type Export d'assiduité (flèche rouge).
Action et mode opératoire : Via un bouton dédié, le gestionnaire peut extraire les données de manière massive pour l'ensemble des Sessions sélectionnées ou pour une période précise, dépassant le cadre d'une simple attestation individuelle.
Un instrument de conformité et de pilotage stratégique
L'export d'assiduité remplit des fonctions essentielles pour la pérennité et le développement de l'organisme de formation.
Attestation et contrôle en temps réel : Le système compile automatiquement les signatures pour générer des attestations globales incluant les volumes horaires réalisés. Parallèlement, une vue globale permet au gestionnaire de visualiser instantanément le taux de complétion des émargements et de relancer les retardataires en un clic.
Garantie Qualiopi : Lors d'un contrôle, ce document constitue la preuve irréfutable de la réalisation de la prestation, démontrant la robustesse des processus de suivi de l'organisme, un critère majeur du référentiel national qualité.
Souveraineté et exploitation des informations
Conformément à sa politique d'autonomie, Keyro permet l'extraction de 98 % des données saisies sur la plateforme.
Format et analyse : Les données sont extraites au format Excel, autorisant des tris croisés ou l'intégration dans des rapports de contrôle de gestion interne.
- Archivage et pérennité : Si la plateforme archive les données sans limite de durée, l'exportation massive permet à l'organisme de « figer » physiquement ses preuves d'assiduité sur ses propres serveurs sécurisés en fin d'exercice.
En résumé, l'export d'assiduité automatise la consolidation des preuves de présence en liant l'accès aux ressources pédagogiques à l'acte d'émarger. Ce processus sécurise la liasse documentaire, garantit le paiement des prestations par les financeurs et simplifie radicalement la préparation des audits de conformité.