La sécurisation des éléments de preuve constitue une condition sine qua non pour garantir la conformité aux audits Qualiopi et satisfaire les exigences rigoureuses des financeurs. La plateforme Keyro a été spécifiquement architecturée comme un coffre-fort numérique, centralisant et archivant de manière automatisée chaque étape clé du parcours de formation.
Preuves administratives, contractuelles et d'assiduité
Les documents attestant de l'existence juridique et du cadre financier de la prestation, tels que les conventions de formation, devis, factures, contrats de sous-traitance et règlements intérieurs signés, sont regroupés dans la rubrique Informations générales de chaque session (encadré rouge) et dans la rubrique Documents (1).
Les pièces ayant fait l'objet d'une signature électronique y sont conservées avec leur pleine valeur probante et restent accessibles via l'Espace Client RH pour un partage simplifié avec les donneurs d'ordres. Parallèlement, le suivi de la réalisation repose sur des émargements numériques horodatés, valables pour les séances présentielles et les classes virtuelles.
Ces données sont centralisées dans l'onglet Suivi (encadré rouge) où le système agrège les signatures pour éditer une attestation d'assiduité globale prête pour l'export (1).Vous pouvez retrouver les signatures candidat en venant cliquer sur l'étiquette directement (flèche rouge capture d'écran 1), (visuel capture d'écran 2). Pour sécuriser le processus en distanciel, le bouton de connexion à la classe virtuelle ne devient actif qu'après l'émargement effectif du participant.
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Traçabilité pédagogique et mesure de la qualité
L'adéquation de la formation au profil du stagiaire est démontrée par les recueils des besoins, les tests d'auto-positionnement et les résultats détaillés des quiz de connaissances, tous accessibles via l'onglet Suivi. Pour les parcours e-learning, Keyro enregistre le pourcentage de progression SCORM, offrant une preuve de réalisation bien plus factuelle qu'un simple statut "vu".
L'organisme justifie également l'amélioration continue par des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid ainsi que par des comptes rendus d'animation. Ces évaluations sont compilées dans l'onglet Suivi ou via l'Export Qualité, tandis que toute insatisfaction signalée par une note inférieure à 7/10 génère une alerte automatique dans le Centre d'Action pour un traitement immédiat.
Qualification des intervenants et historique des échanges
L'auditeur peut s'assurer de la compétence des formateurs en consultant leurs CV, extraits Kbis, attestations de vigilance URSSAF et assurances professionnelles, tous stockables dans l'onglet Prestataires & Formateurs (encadré rouge) de l'interface Keyro Studio. Cliquez sur le crayon au niveau du formateur (1) puis allez dans l'onglet facture (2). Vous pouvez rentrer tous les documents tels que le C.V et autres du formateur (flèche rouge).
La démonstration que l'information critique a été transmise aux parties prenantes repose sur la sauvegarde des convocations et rappels d'émargement dans l'historique de communication de la session, lequel conserve une copie horodatée de chaque e-mail expédié.
Synthèse et extraction des données
Keyro garantit une autonomie totale puisque 98 % des données saisies sont exportables massivement. Les gestionnaires peuvent ainsi générer des exports analytiques pour les indicateurs financiers, des exports pédagogiques pour le détail des acquis et des exports d'assiduité pour les preuves de présence consolidées. En définitive, l'utilisation de la plateforme élimine le besoin de dossiers papier ou de serveurs externes, car chaque interaction génère et classe automatiquement la preuve correspondante dans le dossier de session adéquat.