Pré-facturation : la stratégie Keyro
Il est essentiel de préciser que Keyro n'est pas un logiciel de comptabilité générale. Son rôle se situe juste en amont : il centralise l'ingénierie administrative et pédagogique pour générer les données fiables qui alimenteront ensuite votre comptabilité.
1. L'automatisation documentaire : de Word au PDF sécurisé
Le premier levier de rentabilité est la suppression de la double saisie. Les données de vos sessions (prix, dates, stagiaires) sont réutilisées pour produire vos documents via un système de variables. Vous conservez vos propres modèles Word (.docx) et la plateforme y fusionne automatiquement les informations (TVA, montants, listes) pour générer un document final en quelques secondes. La signature électronique est intégrée et peut être activée directement depuis l'interface.
2. Une gestion avancée du multi-financement
Keyro gère nativement la complexité des financements de la formation (OPCO, CPF, direct entreprise). Le système permet une ventilation par financeur précise : pour une même session, vous pouvez piloter plusieurs financeurs pour un client, et la plateforme générera automatiquement les factures correspondantes. Elle adapte également la facturation selon que vous soyez en mode Inter (tarif par stagiaire) ou Intra (tarif rattaché à l'entreprise).
3. Pilotage de la rentabilité et de la trésorerie
Au-delà de la facturation, Keyro est un outil de contrôle de gestion. Vous visualisez la marge réelle par session en intégrant les coûts des prestataires et les écritures complémentaires. Le Centre d'Action sécurise votre suivi de trésorerie en listant les factures non acquittées ; dès qu'un règlement est marqué dans la session, la tâche de rappel disparaît automatiquement.
4. Conformité réglementaire : BPF et Facture Électronique 2026
La plateforme simplifie vos obligations légales :
Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : Il est auto-complété en temps réel grâce à la ventilation automatique de vos produits par type de financeur.
Réforme du 1er septembre 2026 : Pour anticiper l'obligation de la facture électronique, Keyro développe des connecteurs natifs. Le projet avec Pennylane permettra de pousser vos données financières directement vers un outil de facturation certifié conforme.
5. Ouverture et Exports analytiques
Keyro reste une solution ouverte pour s'adapter à votre écosystème (Sage, CRM tiers, etc.). 98 % des données sont exportables en toute autonomie via Excel pour votre contrôle de gestion ou le calcul de commissions. Pour une automatisation totale, une API est disponible pour relier Keyro à vos autres outils logiciels.
En résumé, Keyro est l'outil de pré-facturation stratégique de votre organisme. Il sécurise vos données financières, automatise la production documentaire et prépare votre transition vers la facture électronique de 2026, tout en garantissant un suivi précis de votre rentabilité opérationnelle.