La gestion du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) constitue une échéance annuelle stratégique pour tout organisme de formation (OF). L'une des problématiques récurrentes concerne le traitement des activités réalisées non pas pour des clients finaux, mais en tant que sous-traitant pour le compte d'un autre organisme. Keyro sécurise cette déclaration en automatisant la ventilation des données selon votre rôle exact dans la prestation.
Distinction entre activité directe et sous-traitance
Dans le cadre réglementaire du BPF, il est impératif de séparer les flux financiers et les volumes horaires en fonction de la responsabilité portée :
Activité directe : Vous assurez la responsabilité pédagogique et administrative, en facturant directement l'entreprise cliente ou l'OPCO.
- Activité en sous-traitance : Vous intervenez pour un OF donneur d'ordre qui facture le client final. C'est ce dernier qui déclare les stagiaires et les heures dans son propre BPF au titre de son activité principale.
La plateforme permet de piloter ces deux scénarios simultanément. Le système est conçu pour affecter correctement chaque donnée, évitant ainsi les risques de doubles comptages réglementaires auprès de l'administration.
Automatisation et contrôle via la "Vue BPF"
La force de Keyro réside dans son moteur d'auto-complétion en temps réel. En fonction du paramétrage de la session et de la typologie du financeur, le logiciel "range" automatiquement les montants et les heures dans les rubriques adéquates du rapport national.
Pour chaque formation, un onglet administratif dédié, la "Vue BPF", permet de visualiser instantanément comment les données sont comptabilisées, garantissant que votre intervention est classée soit en activité propre, soit en prestation pour un tiers.
Traçabilité, preuves et souveraineté des données
Même en situation de sous-traitance, le maintien d'une traçabilité irréprochable est indispensable pour la conformité de l'OF et du donneur d'ordre. Keyro automatise la génération des contrats de sous-traitance à partir de modèles Word, avec une option de signature électronique pour garantir leur valeur probante. De plus, le système d'émargement 100 % numérique sécurise les preuves d'assiduité nécessaires pour justifier la réalisation de l'action.
La plateforme assure également une conformité stricte par l'exclusion automatique des activités hors formation, telles que le conseil ou le coaching pur, qui sont écartées des calculs du BPF. Toutefois, le gestionnaire conserve une souveraineté totale et peut modifier manuellement les champs ou ajuster la ventilation si une session présente une particularité spécifique.
Autonomie et pilotage analytique
Pour les audits ou les besoins de gestion interne, Keyro offre une capacité d'export massif (jusqu'à 98 % des données au format Excel). Ce filtrage analytique permet d'isoler très simplement le chiffre d'affaires réalisé en sous-traitance par rapport à l'activité directe, facilitant ainsi la préparation de la déclaration annuelle en toute sérénité. En résumé, la plateforme garantit que chaque heure travaillée pour un confrère est déclarée dans la case appropriée, protégeant ainsi l'exactitude de vos indicateurs officiels.