Maîtrise de la confidentialité : Restreindre le suivi pédagogique des collaborateurs sur Keyro
La réponse est oui : il est désormais possible de restreindre l'accès au suivi des collaborateurs pour les responsables pédagogiques (RH ou managers) afin de garantir la confidentialité des données dans certains contextes spécifiques.
Cette évolution permet aux organismes de formation de concilier pilotage administratif et protection de la sphère pédagogique selon la nature de la prestation.
Le principe de transparence collaborative par défaut
Dans un cadre classique de formation en entreprise, notamment pour les formations "Intra", le Responsable Pédagogique est invité à rejoindre son espace dédié (Espace RH/Client) via la fonctionnalité « Invitation des Managers ». Par défaut, cet accès est totalement transparent pour favoriser la collaboration entre l'Organisme de Formation (OF) et son client.
Cette configuration standard permet au manager de :
Suivre en temps réel l'avancée de ses collaborateurs, incluant l'assiduité, le taux de présence et les scores obtenus aux différentes évaluations.
Récupérer de manière autonome les documents signés ou partagés durant le cursus.
- Compléter les questionnaires de satisfaction client directement depuis son interface.
Les enjeux de la confidentialité : Pourquoi restreindre le suivi ?
Il existe des situations où la transparence totale peut s'avérer contre-productive, voire contraire à la déontologie de l'accompagnement humain. Keyro a identifié plusieurs cas d'usage critiques nécessitant une restriction :
Le cas spécifique des Bilans de Compétences : C’est le cas d’usage principal traité par la plateforme. Lorsqu'un salarié effectue un bilan de compétences financé par son employeur, les échanges et les résultats intermédiaires doivent impérativement rester confidentiels entre le stagiaire et le consultant pour garantir l'intégrité de la démarche.
La protection de l'espace pédagogique du stagiaire : Restreindre la visibilité permet à l'apprenant de se sentir libre dans ses auto-évaluations ou ses réflexions pédagogiques, sans craindre un regard managérial immédiat qui pourrait brider sa progression.
Mise en œuvre technique : Le paramètre « Accès au suivi »
Le gestionnaire de formation dispose désormais d'un levier de contrôle précis, activable au niveau de chaque session, pour moduler cette visibilité.
Pour configurer cette restriction (capture d'écran 1), rendez-vous dans Prestations (1) puis rendez-vous dans l'onglet Session (2). Une fois à l'intérieur de votre session, cliquez sur l'onglet Clients & Participants (encadré rouge). Dans la section consacrée au responsable pédagogique, une option nommée Accès au suivi contient la case à cocher : Le responsable pédagogique peut consulter le suivi. Pour activer le verrou de confidentialité, il suffit de décocher cette case. À l'inverse, pour les formations techniques classiques, Keyro maintient cette option cochée par défaut pour faciliter le suivi opérationnel.
1-
2-
Impact fonctionnel pour le Responsable Pédagogique
Lorsque la restriction est active, l'interface du manager s'adapte automatiquement. Si celui-ci conserve ses accès à l'Espace RH/Client pour la gestion administrative (consultation des contrats ou des factures), les volets pédagogiques lui sont masqués. Les indicateurs de progression, le détail des scores aux quiz et les données d'assiduité numérique ne sont plus visibles, garantissant ainsi le secret des échanges pédagogiques.
Un levier de conformité et de déontologie
Au-delà de l'aspect technique, cette fonctionnalité est un outil précieux pour répondre aux exigences de confidentialité liées à certaines prestations certifiées ou au respect du référentiel Qualiopi. Elle offre une souplesse indispensable pour gérer, au sein d'un outil unique, des formations techniques où le suivi est crucial, et des prestations d'accompagnement humain où la discrétion est une obligation déontologique.
En résumé, le suivi des collaborateurs sur Keyro devient un paramètre modulable et non une fatalité technique. Le gestionnaire peut désormais choisir d'offrir une visibilité totale pour piloter la performance ou d'activer la protection des données pour respecter le cadre de prestations sensibles comme le bilan de compétences.