Gestion et stockage des rapports de présence en classe virtuelle : Garantir la traçabilité du distanciel
La preuve de l'assiduité lors des formations à distance constitue un point de contrôle majeur pour le référentiel Qualiopi et les financeurs tels que les OPCO ou le CPF. Au-delà de la tenue de la séance, l'enjeu réside dans la fourniture d'une preuve incontestable de la présence effective de chaque apprenant. Keyro répond à ce défi par un système de verrouillage pédagogique associé à une centralisation documentaire rigoureuse.
L’émargement numérique natif comme premier rempart
Pour garantir la présence de l'apprenant au moment de la classe virtuelle, Keyro impose un passage obligé par l'interface stagiaire.
Mécanisme de verrouillage : Lors de la création d'une modalité "Classe Virtuelle" dans la Timeline, le gestionnaire y intègre le lien de l'outil de visioconférence utilisé (Teams, Zoom, Google Meet ou Jitsi).
Signature préalable obligatoire : Le stagiaire doit impérativement signer numériquement, via sa souris, son doigt ou un PAD, directement depuis son espace en ligne.
Activation conditionnelle du lien : Le bouton permettant de rejoindre la visio ne s'active qu'une fois l'émargement validé. Ce processus génère une preuve de présence horodatée native à la plateforme, supprimant l'usage de feuilles d'émargement papier scannées.
Exploitation des outils externes et rapports techniques
Keyro est une solution ouverte compatible avec les principaux outils de visioconférence du marché.
Outils de visioconférence : Si l'option Jitsi permet de générer un lien gratuit, elle ne fournit pas de rapport d'assiduité technique. À l'inverse, les versions payantes de Teams ou Zoom génèrent des logs de connexion détaillés, incluant les adresses IP et les temps de connexion précis, constituant une preuve complémentaire rassurante lors d'un audit.
Centralisation des preuves dans la session : Une fois la séance terminée, les rapports techniques externes doivent être centralisés dans le dossier de formation. Le formateur peut, en toute autonomie, extraire le rapport d'assiduité de son logiciel de visio et l'uploader dans la rubrique « Documents partagés » de la session. Le gestionnaire peut également effectuer ce dépôt depuis l'interface Studio pour regrouper l'intégralité des preuves au même endroit.
Automatisation de l'Attestation d’assiduité consolidée
L'objectif final de ce stockage est de fluidifier la gestion administrative. En fin de parcours, Keyro compile les données d'émargement des stagiaires et les validations du formateur pour générer automatiquement une attestation d'assiduité consolidée. Ce document PDF, personnalisé aux couleurs de l'organisme, est prêt à être transmis aux financeurs pour justifier le service fait et déclencher le paiement des prestations.
En résumé, le stockage des rapports de présence s'intègre dans un flux de travail global : l'apprenant émerge pour accéder à la visioconférence, tandis que le formateur ou le gestionnaire dépose les logs techniques complémentaires dans l'espace de stockage de la session. Cette double sécurité assure une traçabilité sans faille pour toutes vos formations en distanciel.