L'exportation groupée est une fonctionnalité stratégique de Keyro permettant de centraliser les documents de fin de formation en un seul clic. Que ce soit pour un archivage interne rigoureux ou pour répondre aux attentes de vos clients RH, cette manipulation vous fait gagner un temps précieux en évitant les envois individuels.
Procédure d'exportation de votre dossier compressé (ZIP)
Étape 1 : Accès au centre de pilotage Le point de départ de votre gestion administrative se situe dans l'interface Studio.
Dans le menu principal horizontal, cliquez sur l'onglet « Prestations » (1).
- Sélectionnez ensuite la sous-rubrique « Sessions » (2) pour afficher la liste de vos actions de formation.
Étape 2 : Identifiez la formation concernée dans votre liste. Pour plus de rapidité, vous pouvez utiliser les filtres par code de session ou par client. Cliquez ensuite sur l'intitulé de la session pour entrer dans son dossier de gestion complet.
Étape 3 : Une fois à l'intérieur de la session, portez votre attention sur le menu latéral situé à gauche de votre écran. Repérez l'onglet « Factures & Marge » (encadré rouge), situé généralement en bas de la liste. C’est ici que Keyro centralise les flux financiers ainsi que les documents liés à la facturation des entreprises et des financeurs comme les OPCO ou le CPF.
Étape 4 : Déclenchement de l'exportation du dossier ZIP Dans cette section, vous disposez d'un bouton d'action sous forme de menu déroulant dans la zone de gestion documentaire (flèche rouge).
Ouvrez ce menu déroulant.
Faites défiler les options jusqu'au bas de la liste.
- Cliquez sur « Télécharger tous les certificats ».
Keyro génère alors instantanément un fichier ZIP. À l'intérieur, chaque certificat est un document PDF conçu à partir de votre modèle Word, intégrant dynamiquement les variables de la session telles que le nom du stagiaire, les dates et le volume horaire.
Points de vigilance et conseils d'expert
Un certificat de réalisation ne peut être complet que si le stagiaire a émargé numériquement toutes ses séances. Avant l'exportation, vérifiez dans l'onglet « Suivi » que toutes les vignettes sont colorées, ce qui signifie que l'action est validée.
Rappelez-vous que ces certificats utilisent vos modèles Word habituels incluant votre logo, votre cachet et votre signature. Toute modification effectuée sur le modèle dans vos ressources administratives sera immédiatement répercutée lors du prochain export. La plateforme se charge de la conversion Word vers PDF en moins de 5 secondes pour garantir l'intégrité du document final.
Enfin, si vous utilisez l'option d'individualisation « Stagiaire à la Carte », l'exportation pourrait générer des certificats d'acquisition de compétences spécifiques pour chaque unité ou bloc de compétences validé par le participant.