La gestion de la base de données clients est le socle de l'activité d'un organisme de formation. Keyro centralise l'intégralité de vos contacts et de vos entreprises partenaires au sein d'une interface structurée, permettant de passer d'une vision globale à un suivi ultra-détaillé par dossier.
Accès à la base de données globale via le Studio
Pour consulter la liste exhaustive de vos clients, vous devez vous rendre dans l'interface de gestion Studio. La navigation s'effectue dans la barre supérieure via l'onglet Ressources administratives (1), puis dans le sous-onglet Clients (2). C'est ici que Keyro stocke l'historique de tous les comptes créés, qu'il s'agisse de clients actifs ou de prospects ayant effectué une pré-inscription.
Distinction entre personne morale et personne Physique
Keyro adapte l'affichage et les données collectées selon la nature de votre client. La plateforme permet de gérer deux types d'aperçus distincts :
Personne Morale (capture d'écran 1) : Pour les entreprises, associations ou administrations, la fiche centralise les informations de l'entité (Siret, Code NAF, adresse de facturation) et liste les Responsables Pédagogiques rattachés.
- Personne Physique (capture d'écran 2) : Pour les particuliers achetant leurs formations en direct, la fiche est centrée sur l'individu en tant que donneur d'ordre.
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Le Dossier Client : Un historique complet
Il existe un véritable dossier client pour chaque entité enregistrée. Ce dossier permet de retrouver l'historique des sessions suivies par les collaborateurs, l'ensemble des documents contractuels générés (conventions, devis, factures) ainsi que le suivi de la satisfaction globale du client au fil des prestations.
Filtrage et recherche au quotidien
Au-delà de la liste globale, vous pouvez retrouver un client spécifique en utilisant des filtres (flèche rouge) puissants dans l'onglet Prestations (1) puis Sessions (2) pour isoler toutes les sessions rattachées à ce donneur d'ordre. Si vous souhaitez traiter votre liste sous Excel pour un mailing ou un bilan comptable, les fonctions d'Export disponibles dans le Studio permettent de récupérer 98 % des données saisies.
Gestion de l'intégrité et sécurité des données
Pour maintenir une base saine, Keyro propose des fonctionnalités avancées permettant de fusionner des fiches clients créées par erreur, notamment en cas de doublons liés à une faute de frappe. Il est également possible de supprimer définitivement un contact stagiaire ou une fiche client si nécessaire, sous réserve du respect de la réglementation RGPD.
En résumé, votre liste de clients est un moteur de données vivant accessible via les Ressources administratives, qui alimente automatiquement vos sessions, vos documents et vos statistiques de satisfaction.