L'automatisation de votre flux documentaire constitue l'une des fonctionnalités majeures de Keyro, permettant à la plateforme de renseigner dynamiquement vos devis, conventions et certificats.
Qu'est-ce qu'une "Variable" ?
Une variable agit comme un "pont de données" entre votre gestion quotidienne et vos documents. Il s'agit d'un code spécifique (une balise) que vous insérez dans votre document Word habituel. Lors de la génération, Keyro remplace instantanément ce code par l'information réelle saisie dans votre dossier de session, comme le nom du stagiaire, le prix de la formation ou les dates de présence.
Préparation : Vous conservez l'intégralité de vos modèles avec votre logo, votre mise en page et vos polices de caractères.
Génération : Lors du clic sur "Générer" dans une session, Keyro remplace instantanément le code par la donnée réelle en moins de 5 secondes.
- Résultat : Le document est automatiquement converti en format PDF, prêt pour un envoi ou une signature électronique.
Glossaire des variables par catégorie
Ce répertoire liste les principales balises disponibles pour couvrir vos besoins administratifs, financiers et pédagogiques.
A. Informations Générales et Session
- {Nom_Formation} : Le titre complet de l'action de formation tel que saisi dans le modèle.
- {Code_Session} : Le numéro d'identification unique de votre session.
- {Date_Debut} et {Date_Fin} : Les dates administratives de la période de formation.
- {Lieu_Formation} : L'adresse physique ou l'indication "Distanciel" selon le cas.
{Duree_Heures} : Le volume horaire total de la session.
B. Données Clients (Personnes Morales ou Physiques)
- {Nom_Client} : Le nom de l'entreprise ou du particulier.
- {Adresse_Client} : L'adresse complète de facturation ou du siège.
- {Code_NAF} : Le code d'activité de l'entreprise.
- {Numero_TVA_Client} : Le numéro de TVA intracommunautaire du client.
{Interlocuteur_Client} : Le nom du responsable pédagogique ou du contact RH.
C. Données Financières et Facturation
- {Tarif_Total} : Le montant global de la prestation.
- {Montant_Financeur} : La part prise en charge par l'OPCO ou le CPF.
- {Reste_A_Charge} : La part facturée directement à l'entreprise ou au stagiaire.
{Montant_Remise} : Le montant de la réduction éventuellement accordée.
D. Pédagogie et Compétences
- {Objectifs_Pedagogiques} : La liste des objectifs définis dans le référentiel.
- {Referentiel_Competences} : Les blocs de compétences et sous-compétences rattachés à la formation.
{Note_Satisfaction} : La note moyenne de satisfaction remontée par les stagiaires.
E. Participants et Intervenants
- {Liste_Participants} : Un tableau reprenant les noms et prénoms de tous les inscrits.
- {Nom_Stagiaire} : Pour les documents individuels comme le certificat de réalisation.
- {Nom_Formateur} : Le nom de l'intervenant (interne ou externe) affecté à la session.
{Temps_Connexion} : Le temps réel passé par le stagiaire sur la plateforme pour les parcours e-learning.
Conseils de mise en œuvre
Pour garantir une automatisation sans erreur, veillez à recopier les variables exactement comme indiquées dans le guide, en respectant scrupuleusement la casse. Pour les listes d'objectifs ou de participants, l'insertion de la variable dans une seule ligne d'un tableau Word permettra à Keyro de dupliquer automatiquement cette ligne pour chaque élément. Enfin, l'utilisation d'une session "Test" est recommandée pour vérifier le placement des données avant l'envoi définitif aux clients. Ce système évolutif s'enrichit régulièrement de nouvelles balises pour répondre à vos besoins spécifiques.