La conformité d’un organisme de formation (OF) repose sur une gestion rigoureuse des obligations de vigilance légale et des exigences du référentiel Qualiopi. La plateforme Keyro répond à cet impératif en centralisant le stockage des pièces administratives des intervenants à travers plusieurs niveaux stratégiques, automatisant ainsi l'organisation documentaire des prestataires.
La fiche « Prestataire » : fondation de la vigilance légale
Chaque formateur indépendant ou organisme sous-traitant bénéficie d'un dossier permanent, accessible via l'onglet « Prestataires & Formateurs ».
Données légales et identification : Cette interface permet de renseigner les informations structurelles telles que le numéro Siret, le code NAF et le statut juridique du partenaire.
Centralisation des justificatifs : Une section dédiée autorise l'archivage par simple « glisser-déposer » des documents de vigilance obligatoires, notamment l'extrait Kbis, les attestations de vigilance URSSAF, l'assurance RC Pro ou le CV.
Archivage contractuel au sein du dossier de session
Tandis que la fiche prestataire conserve les éléments pérennes, les documents relatifs à une mission précise sont stockés directement dans la session concernée.
Automatisation des contrats : Le contrat de sous-traitance, élaboré via le système de variables et validé par signature électronique, est classé automatiquement dans la rubrique Informations générales (encadré rouge), ensuite allez dans l'onglet document (1). Vous trouverez les différents modèles dont le contrat (flèche rouge).
Collecte des preuves d'exécution : Le "dossier" de session, qui sont les différents onglets à gauche de l'écran (encadré rouge), centralise également les comptes rendus d'animation et les attestations d'assiduité complétés par l'intervenant, constituant ainsi les preuves nécessaires pour justifier la réalisation de la prestation.
Autonomie et délégation via l'Espace Formateur
Keyro optimise la collecte documentaire en permettant au prestataire de gérer lui-même une partie de son dossier via son espace personnel.
Téléchargement direct : Dans la rubrique « Admin », le formateur peut uploader ses propres justificatifs, comme son Kbis ou ses notes de frais, sans solliciter l'équipe de gestion.
Facturation simplifiée : L'interface permet au prestataire de déposer sa facture de prestation immédiatement après l'achèvement de sa mission.
Sécurisation par verrous et alertes de conformité
La plateforme intègre des dispositifs de contrôle automatiques pour garantir l'intégrité des processus administratifs.
Conditionnement des flux financiers : Il est possible de configurer le système pour bloquer le dépôt de la facture tant que le formateur n'a pas finalisé ses émargements numériques et son compte rendu d'animation.
Supervision par le Centre d'Action : Cet assistant, symbolisé par une clochette (flèche rouge), notifie en temps réel toute anomalie, telle qu'une signature manquante sur un contrat ou l'absence d'un document de vigilance avant le lancement d'une formation.
Préparation aux audits et exploitation des données
Lors d'un audit Qualiopi, la totalité des données devient une ressource mobilisable instantanément. Puisque Keyro permet d'exporter 98 % des informations saisies, les organismes peuvent générer rapidement des dossiers de preuves exhaustifs regroupant les contrats et les qualifications de tous les intervenants.