Lors de la gestion de vos sessions de formation dans Keyro, il peut arriver que vous rencontriez des difficultés pour affecter un intervenant. Cette situation, bien qu’identifiée dans les ressources de support de la plateforme, s’explique généralement par des paramètres de configuration ou des règles de gestion spécifiques.
Inexistence dans la base globale ou défaut d'habilitation
Avant de pouvoir être sélectionné au sein d'une session, un prestataire doit impérativement exister dans votre répertoire central accessible via l'onglet Ressources administratives (1) puis Prestataires (2). Si le prestataire ou la société n'apparaît pas dans cette liste, vous devez d'abord créer sa fiche pour qu'il devienne sélectionnable dans vos dossiers de session.
Par ailleurs, Keyro intègre un système de contrôle de l'habilitation pour garantir la conformité Qualiopi. Si le formateur n'a pas été rattaché au modèle de formation ou à la thématique spécifique dans sa fiche profil, il peut être marqué comme "non habilité" ou ne pas apparaître dans les suggestions prioritaires lors de la sélection pour une session.
Conflits de disponibilité et conformité administrative
Le logiciel propose un suivi en temps réel de la charge de travail et des congés via l'agenda. Un formateur peut avoir déclaré des indisponibilités dans son espace dédié, et Keyro affiche visuellement dans l'onglet Prestataires & Formateurs de la session si un intervenant est disponible pour les dates prévues.
Bien que le système permette parfois de passer outre cet avertissement, certains paramétrages peuvent restreindre la validation finale. En parallèle, pour sécuriser vos relations contractuelles, l'absence de documents de vigilance à jour (Kbis, URSSAF) dans le coffre-fort numérique du prestataire peut bloquer la sélection ou la génération du contrat de sous-traitance si l'organisme a configuré des règles de gestion strictes.
Droits d'accès et incidents techniques
La capacité à modifier les intervenants dépend également de votre niveau d'accès sur la plateforme. Seuls les profils disposant des droits de gestion administrative (Keyro Studio) peuvent affecter ou modifier des prestataires, tandis qu'un formateur "leader" n'a pas nécessairement le droit d'en ajouter de nouveaux si le paramétrage de l'organisme l'interdit.
Enfin, si le blocage persiste malgré la vérification de l'habilitation, de la présence dans la base et de la disponibilité, il peut s'agir d'un cas technique spécifique nécessitant de contacter le support via l'adresse dédiée.
En résumé, pour résoudre une impossibilité de sélection, vérifiez prioritairement :
La présence du prestataire dans les Ressources administratives.
Son habilitation pour la thématique concernée.
- La conformité de ses documents de vigilance.