La gestion de vos partenaires et intervenants est une étape fondamentale pour assurer le suivi administratif et pédagogique de vos formations
Keyro permet de centraliser les informations de vos prestataires internes ou externes afin de faciliter leur affectation aux différentes sessions
Étape 1 : Accéder à l'interface de gestion
Pour commencer la configuration d'un partenaire, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Prestataires & Formateurs situé dans le menu latéral d'une session de formation. Pour ce faire, rendez-vous dans Keyro Studio. Allez dans Prestations (1) puis Sessions (2). Choisissez votre formation. Nous prendrons cybersécurité (3) et cliquez sur le crayon à droite (flèche rouge).
Allez dans le module Prestataires et Formateurs (encadré rouge), puis cliquez sur créer un nouveau prestaire (1).
Étape 2 : Création d'une nouvelle fiche prestataire
Dès que vous cliquez sur le bouton de création, un formulaire complet s'affiche pour recueillir les données légales du partenaire.
Il est impératif de renseigner les champs marqués d'un astérisque rouge (flèche rouge) pour valider l'enregistrement de la fiche.
Vous devez saisir le Nom de la structure (1), son numéro de Siret (2) ainsi que son Code NAF (3).
Une case à cocher vous permet de préciser si ce prestataire est un travailleur indépendant ou s'il possède le statut d'Organisme de formation (4).
Une zone de texte libre est également disponible pour ajouter des notes internes concernant les spécificités de ce partenaire (5).
Étape 3 : Gestion des documents et des contacts
La plateforme Keyro intègre un espace dédié au stockage des documents de vigilance indispensables pour la conformité administrative.
Vous pouvez directement ajouter des fichiers par simple glisser-déposer dans la zone Documents de vigilance prévue à cet effet (flèche rouge).
Pour une gestion plus fine, des onglets secondaires permettent de lister les Formateurs rattachés à cette structure ainsi que les Contacts administratifs privilégiés (encadré rouge).
Keyro offre des fonctionnalités avancées pour automatiser la gestion financière avec vos prestataires externes
Dans la rubrique Options, vous avez la possibilité de conditionner le dépôt de la facture par le prestataire à la réalisation de certaines tâches.
Vous pouvez ainsi exiger que le compte-rendu d'animation soit rempli (1) ou que les émargements des stagiaires soient complets avant d'autoriser l'envoi de la facture (2).
Étape 4 : Suivi et fin de collaboration
Une fois créé, le prestataire est répertorié dans votre base de données globale, ce qui vous permet de retrouver la liste de tous vos partenaires en un seul clic.
Cet outil centralisé est essentiel pour analyser l'activité de chaque intervenant pour votre organisme de formation.
En fin de contrat ou de mission, Keyro vous permet de gérer proprement la fin d'une collaboration tout en conservant l'historique des interventions passées.