Personnalisation et automatisation des e-mails dans Keyro : allier productivité et proximité
La plateforme Keyro offre une flexibilité complète dans la gestion de vos communications, vous permettant d'accroître votre productivité tout en maintenant une relation de proximité et de qualité avec vos apprenants et partenaires. Ce système transforme vos e-mails standards en outils de gestion dynamiques et personnalisés.
Pour ce faire, allez dans Keyro studio puis cliquez sur Prestations (1) et sur session (2). Choisissez celle qui est souhaitée.
Une fois la session choisie et ouverte, allez dans l'onglet nommé Communication (encadré rouge), puis dans Emails (flèche rouge). C'est ici que vous pourrez apporter vos modifications.
Une personnalisation à deux niveaux
Keyro permet d'intervenir sur deux échelles distinctes pour adapter au mieux vos messages. Au niveau du Modèle de formation, vous définissez vos textes de référence, vos pièces jointes par défaut et vos règles d'envoi globales, ce qui constitue votre socle de communication pour l'avenir. Au niveau de la Session spécifique, vous pouvez modifier le contenu de l'e-mail directement dans le dossier concerné pour répondre à un besoin particulier, sans que ces ajustements locaux n'impactent votre modèle par défaut.
L'automatisation intelligente grâce aux déclencheurs
Le système de déclencheurs (triggers) permet de programmer le départ d'un e-mail sans aucune intervention manuelle. Le déclenchement peut être lié à l'ouverture de la plateforme en ligne, à la première ou dernière date d'animation, ou à un nombre précis de jours (par exemple, trois jours après la fin de la formation). Il est ainsi possible de configurer l'envoi automatique du certificat de réalisation dès lors que l'assiduité du stagiaire est complète.
Des contenus dynamiques via les variables
Pour garantir la précision de vos messages sans saisie manuelle, Keyro utilise des variables. En insérant des codes spécifiques dans votre texte — tels que {Nom_Stagiaire}, {Date_Debut} ou {Lien_Connexion} —, la plateforme injecte instantanément au moment de l'envoi les données réelles saisies dans votre session. L'apprenant reçoit un e-mail à son nom contenant ses propres codes d'accès.
Le contrôle final lors de l'envoi manuel
Pour certains documents comme la convocation, vous conservez le contrôle grâce à l'option d'envoi manuel. Au moment de cliquer sur l'action, le modèle s'affiche à l'écran, vous permettant d'ajouter un message personnel, de modifier le texte ou d'intégrer une pièce jointe supplémentaire avant la validation définitive. Ce mode permet également de cibler l'envoi à l'ensemble des participants ou à seulement quelques stagiaires sélectionnés.
Identité visuelle, délivrabilité et traçabilité
La gestion de l'image de marque et le suivi des flux de communication répondent à des critères professionnels précis :
-
Branding et domaine : Bien que les e-mails soient expédiés par les serveurs Keyro, le nom de votre organisme de formation s'affiche en tant qu'expéditeur. L'adresse technique par défaut est contact@keyro.fr, mais l'utilisation de votre propre nom de domaine est envisageable via une prestation spécifique.
- Suivi : Keyro conserve une copie historique de chaque e-mail envoyé. Vous pouvez consulter l'identité du destinataire, la date d'envoi et les pièces jointes associées, ce qui constitue une preuve lors de vos audits.
En résumé, la personnalisation des e-mails sur Keyro automatise les tâches répétitives tout en préservant la liberté d'ajuster manuellement vos échanges pour chaque dossier.