La plateforme Keyro vous permet de personnaliser intégralement vos communications par e-mail en fonction de chaque formation. Cette flexibilité vous assure une communication cohérente avec l'identité de chaque parcours pédagogique tout en automatisant vos tâches administratives. Voici comment structurer et adapter vos e-mails selon vos besoins.
1. La configuration au niveau du Modèle de Formation
La personnalisation commence dès la création de votre catalogue. Chaque Modèle de formation, qui constitue votre matrice, possède une rubrique dédiée intitulée Communication (encadré rouge). Il est important de rappeler que tous les champs marqués d’un astérisque rouge (flèche rouge) sont à remplir obligatoirement.
Dans cet espace, vous définissez vos Modèles d'e-mails types (1) tels que les convocations, les rappels d'émargement ou les questionnaires de satisfaction. Si vous proposez des parcours à la carte, vous pouvez également personnaliser l'e-mail (1) d'envoi automatique du certificat d'acquisition des compétences spécifique à cette unité. Une fois configurés dans le modèle, ces réglages s'appliquent par défaut à toutes les sessions, pour vous faire gagner un temps précieux.
2. L'ajustement au niveau de la session
Bien que le modèle serve de base, Keyro vous permet d'effectuer des modifications propres à une session spécifique sans impacter votre modèle par défaut.
Lors de l'envoi manuel d'un document, comme une convocation ou un contrat de sous-traitance, le modèle de mail s'affiche (image 1), mais vous conservez la liberté de modifier (image 2), supprimer ou rajouter du texte juste avant le clic final. De plus, vous pouvez gérer les pièces jointes en ajoutant des documents spécifiques à un groupe particulier au moment de l'envoi.
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3. L'automatisation intelligente via les déclencheurs
Vous pouvez personnaliser l'automatisation des envois pour chaque session grâce aux déclencheurs (flèche rouge). Vous gardez le contrôle sur le choix du moment : l'e-mail peut partir en fonction du début ou de la fin administrative de la session, ou selon l'ouverture de la plateforme en ligne. Cette flexibilité des dates (1) permet, par exemple, de programmer un rappel plus tardif pour une session précise sans modifier la règle générale de votre catalogue.
4. L'usage des variables pour un rendu unique
Pour que vos e-mails soient réellement personnalisés pour chaque apprenant, Keyro utilise un système de variables (flèches rouges). Le système insère automatiquement dans le corps du mail les données réelles saisies dans la session, notamment :
- Le nom et le prénom du stagiaire.
- Le titre exact de la formation.
- Les dates, lieux ou liens de visioconférence spécifiques.
5. Identité et expéditeur
Par défaut, les e-mails sont expédiés avec le nom de votre organisme de formation en tant qu'expéditeur pour une identification immédiate par vos clients. Pour une personnalisation plus poussée, Keyro propose une prestation optionnelle permettant d'expédier les e-mails directement avec votre propre nom de domaine.
En résumé, Keyro vous offre un double niveau de contrôle : une configuration globale par formation pour favoriser la productivité, et une liberté totale d'édition au moment de l'envoi pour chaque session.