La gestion de la communication constitue un aspect essentiel de l'automatisation administrative dans Keyro. Afin d'éviter la rédaction manuelle de chaque message, la plateforme s'appuie sur des modèles d'emails pré-configurés dont le déclenchement s'opère de manière entièrement automatisée ou sur demande du gestionnaire. Le système structure ce pilotage à travers plusieurs niveaux opérationnels, allant du paramétrage initial dans le socle de formation jusqu'au suivi de la traçabilité des envois.
Au niveau du Modèle de Formation : Le socle de la communication
Le Modèle de Formation représente l’emplacement principal pour la configuration structurelle de vos emails. Dans Keyro, ce modèle sert de base technique à la création de vos futures sessions et permet de pré-remplir environ 80 % des données, y compris l'architecture de votre communication.
Pour y accéder, vous devez vous rendre dans l'onglet Prestations (1), sélectionner la rubrique Modèles (2), choisir le modèle concerné, puis ouvrir l'onglet Communication (3). C’est à cet endroit précis que vous définissez le contenu textuel par défaut de vos différents messages, tels que les convocations, les rappels ou les envois de certificats, et que vous paramétrez les déclencheurs (triggers flèches rouge). Il est ainsi possible de configurer l'envoi automatisé d'un certificat d'acquisition de compétences dès qu'une unité pédagogique spécifique est validée par le système.
Au sein d’une Session : le pilotage opérationnel de l’envoi
Lorsqu'une session est générée à partir d'un modèle de formation, elle hérite automatiquement de l'ensemble des emails configurés en amont. Keyro offre cependant la souplesse nécessaire pour ajuster et personnaliser l'envoi pour chaque session spécifique.
En vous rendant dans votre dossier de session et en cliquant sur l'onglet « Communication » du menu latéral gauche, vous pouvez modifier les règles d’automatisation. À ce niveau, vous avez la possibilité de décaler une date d’envoi prévue initialement ou de désactiver un email spécifique pour cette session uniquement. Le corps du message reste conforme à celui défini dans le modèle initial afin de garantir la cohérence de votre communication, mais son exécution temporelle demeure entièrement pilotable.
Lors de l’envoi manuel : la personnalisation des convocations
Certaines communications, à l'image des convocations officielles, sont fréquemment déclenchées manuellement par le gestionnaire de formation une fois que la liste des stagiaires est définitivement finalisée. Cette action s'effectue depuis l’onglet Clients & Participants (encadré rouge) de votre session en cliquant sur le bouton Convocation (flèche rouge). Le modèle d’email configuré par défaut s’affiche alors à l’écran, offrant la possibilité de réaliser des modifications à la volée, d'ajuster le texte ou d'ajouter des pièces jointes spécifiques avant de procéder à l'expédition. Cette personnalisation contextuelle et immédiate n'impacte en rien le modèle par défaut enregistré dans le socle de formation.
L’historique et la traçabilité complète des envois
Afin de lever tout doute concernant l'expédition d'un message et de sécuriser le suivi relationnel, Keyro intègre un système de traçabilité complet :
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Copie systématique : La plateforme envoie de manière automatisée une copie conforme de l'ensemble des emails expédiés depuis le système vers une adresse e-mail de suivi préalablement indiquée par l'organisme de formation.
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Journalisation technique : L'interface permet de consulter à tout moment le journal des emails envoyés pour chaque session, mentionnant de façon précise la date, l'heure exacte de l'expédition ainsi que les éventuelles pièces jointes associées au message.
Bonnes pratiques pour l'optimisation des flux d'envoi
Pour maximiser l'efficacité de vos modèles, il convient d'exploiter les variables dynamiques de la plateforme. L'insertion de balises spécifiques, telles que {Nom_Stagiaire} ou {Date_Debut}, permet au système de remplacer automatiquement ces codes par les données réelles de la session au moment de l'envoi.
Concernant l'identité de l'expéditeur, les emails sont transmis par défaut via l'adresse contact@keyro.fr tout en affichant le nom de votre organisme de formation ; l'utilisation de votre propre nom de domaine reste néanmoins accessible par le biais d'une prestation technique spécifique. Enfin, pour optimiser l'assiduité et sécuriser les processus d'émargement numérique, la plateforme gère des rappels automatiques qui sont expédiés aux participants précisément une heure avant le début de la séance.
En résumé, la gestion de vos modèles d’email s’articule de façon complémentaire dans Keyro : l’onglet « Communication » de vos Modèles de formation sert à figer la structure générale, tandis que le même onglet au niveau des Sessions assure le pilotage et l'ajustement de votre gestion administrative quotidienne.