Dans Keyro, la notion classique de feuille d'émargement papier est remplacée par un processus entièrement numérique. Au lieu d'imprimer, de faire signer manuellement, puis de scanner des documents physiques, la plateforme collecte les signatures électroniques en temps réel pour générer automatiquement un document de synthèse officiel : l'attestation d'assiduité. Ce document automatisé sécurise votre gestion administrative grâce à un horodatage précis de chaque signature.
Le principe de la collecte des signatures numériques
Avant de pouvoir générer le document de synthèse final, le système s'assure que toutes les preuves de présence ont été collectées numériquement. Les stagiaires émargent directement depuis leur espace en ligne en apposant leur signature à l’aide d'une souris, d'un pavé tactile (PAD) ou de leur smartphone. Les formateurs valident également leur présence de manière numérique pour chaque séquence de cours. Chaque signature ainsi collectée subit un horodatage précis, ce qui garantit une traçabilité totale, infalsifiable et sécurisée pour l'organisme de formation.
Procédure technique de génération de l'attestation
Une fois la formation terminée, ou en cours de session si un contrôle intermédiaire est requis, le gestionnaire édite le document récapitulatif directement depuis l'interface Studio en suivant des étapes simples :
1 - Accédez à votre session en vous rendant dans le dossier de la formation concernée.
2 - Ouvrez l'onglet Suivi (capture d'écran 1) ou l'onglet Clients & Participants (capture d'écran 2), où sont centralisées toutes les données d'assiduité de la session.
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3 - Vérifiez l'état de complétion des signatures, dans l'onglet suivi, en observant les vignettes des modalités pédagogiques : les vignettes colorées indiquent les présences signées, tandis que les vignettes grisées signalent les émargements encore en attente.
4 - Cliquez sur le bouton de génération pour déclencher l'édition de l'attestation d'assiduité consolidée.
En quelques secondes, le système traite les données et produit un document au format PDF regroupant l'intégralité des émargements des stagiaires et des formateurs pour toutes les séquences de la Timeline, qu'il s'agisse de séances présentielles, de classes virtuelles ou d'entretiens individuels.
Contenu structurel et conformité du document généré
L'attestation d'assiduité produite par Keyro est configurée pour répondre strictement aux exigences de contrôle des financeurs, tels que les OPCO, et aux indicateurs qualité des audits Qualiopi. Le fichier PDF mentionne systématiquement le nom ainsi que le logo de l'organisme de formation, l'identité complète du stagiaire et de son entreprise cliente, le détail chronologique des dates et des heures de chaque module, ainsi que la reproduction visuelle des signatures numériques accompagnée du jour et de l'heure exacts de leur apposition.
Consolidation automatique des parcours hybrides
Dans le cas particulier des formations hybrides, où une même session mélange des séquences en présentiel et en distanciel, Keyro fusionne automatiquement ces différents types d'émargements sur la même attestation. Le gestionnaire n'a pas à manipuler ou à fusionner plusieurs fichiers distincts : le système prend en charge la consolidation de l'ensemble du parcours pédagogique sur un seul et unique export PDF.
En résumé, pour générer votre feuille d'émargement sur Keyro, il vous suffit de vous rendre dans l'onglet « Suivi » de votre session et de cliquer sur l'export de l'attestation d'assiduité. Ce processus élimine les supports papier et sécurise vos dossiers de facturation.