Automatisation et conformité administrative
L’émargement numérique constitue l’un des piliers de l’automatisation administrative sur Keyro. Conçue pour remplacer définitivement les feuilles de présence papier, souvent complexes à gérer et à archiver, cette fonctionnalité se trouve intégrée nativement à la plateforme sans aucun coût supplémentaire lié à l'utilisation de solutions tierces. Le système s'appuie sur une technologie multi-support, des processus adaptés à chaque modalité pédagogique et des outils de pilotage en temps réel pour sécuriser la collecte des preuves de présence.
Une technologie accessible et multi-support
Keyro propose une expérience utilisateur fluide en permettant l'émargement sur tous les types d'appareils, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone. L'apprenant appose sa signature numériquement de manière intuitive à l’aide de sa souris ou de son pavé tactile (PAD). Cette approche zéro papier élimine le besoin d'imprimer, de scanner et de stocker manuellement des documents physiques, fluidifiant ainsi la gestion quotidienne des organismes de formation.
L'adaptation du processus selon la modalité pédagogique
Le mécanisme d'émargement s'adapte automatiquement au format de la formation, garantissant une preuve d'assiduité fiable pour chaque séquence :
En Classe Virtuelle : Le système sécurise l'accès à la formation sur Teams, Zoom ou Google Meet. Le stagiaire doit obligatoirement se connecter à son espace en ligne et émarger pour que le bouton « Rejoindre la visio » apparaisse, ce qui garantit que chaque participant présent dans la réunion a préalablement validé sa présence sur Keyro.
En Séance Présentielle : L'apprenant peut émarger en toute autonomie via son propre équipement, comme son smartphone ou son PC. S'il ne dispose pas de matériel ou rencontre un problème, il peut également signer directement sur le poste de travail du formateur.
En Entretien individuel : Cette modalité, fréquemment exploitée pour les bilans de compétences ou les sessions de tutorat, est également soumise à l'émargement numérique afin de justifier de la réalisation effective du rendez-vous.
Automatisation des flux et rappels d'assiduité
Pour maximiser le taux de signature et éviter les oublis de fin de séance, Keyro intègre des déclencheurs (triggers) intelligents. Un e-mail de rappel d'émargement est envoyé automatiquement aux participants une heure avant le début de chaque séance, calibré sur l'heure pleine concernée. En parallèle, des relances ciblées restent accessibles : depuis l'interface de gestion ou l'espace formateur, l'intervenant visualise instantanément qui n'a pas encore émargé et peut renvoyer une notification de rappel en un seul clic.
Pilotage en temps réel et conformité Qualiopi
Le gestionnaire de formation dispose d'une visibilité totale sur l'assiduité du groupe grâce à l'onglet « Suivi » de la session. Les vignettes des modules se colorent au fur et à mesure que les stagiaires émargent, permettant un contrôle visuel immédiat de l'état de complétion de la liste. À l'issue de la formation, la plateforme génère automatiquement une attestation d'assiduité consolidée regroupant tous les émargements horodatés des stagiaires et des formateurs.
Ce système de traçabilité répond strictement aux indicateurs de qualité du référentiel Qualiopi ainsi qu'aux exigences des financeurs (OPCO), en fournissant des preuves de réalisation infalsifiables lors des audits.
En résumé, l'émargement numérique sur Keyro transforme une contrainte administrative lourde en un processus fluide et sécurisé. En liant techniquement la signature à l'accès aux ressources, notamment pour les classes virtuelles, et en automatisant les rappels, la plateforme garantit une collecte exhaustive des preuves de présence, simplifiant ainsi la facturation des dossiers de formation.