Garantir la valeur juridique de vos documents
La force probante d'une signature électronique désigne sa capacité à servir de preuve irréfutable devant une instance de contrôle, comme un OPCO ou l'Urssaf, ou un tribunal. Dans Keyro, cette fonctionnalité est au cœur de la sécurisation de vos processus administratifs et pédagogiques, s'appuyant sur plusieurs piliers techniques pour garantir sa solidité et sa valeur juridique.
Un outil natif et intégré comme tiers de confiance
Contrairement à de nombreuses plateformes qui font appel à des prestataires externes, Keyro utilise un outil auteur intégré pour la signature électronique et l'émargement numérique. Cette intégration native signifie qu'il n'y a pas de surcoût par signature pour l'organisme de formation. En agissant comme tiers de confiance, Keyro porte lui-même la certification et l'intégrité des documents signés sur ses serveurs, assurant ainsi une maîtrise totale de la donnée.
L'authentification stricte du signataire
La force probante repose d'abord sur la certitude de l'identité du signataire. Keyro sécurise cet accès via un processus d'authentification robuste. Pour signer, l'utilisateur, qu'il soit stagiaire ou formateur, doit se connecter à son espace sécurisé via un lien unique envoyé sur sa boîte mail personnelle, puis saisir un code temporaire également reçu par email (le "Code Magique") pour valider son identité et accéder aux documents. Ce processus de double vérification garantit que seul le titulaire de l'adresse email enregistrée a pu procéder à la signature.
Horodatage et traçabilité complète
Chaque signature effectuée dans Keyro génère des métadonnées techniques qui sont incrustées de manière immuable dans le document final. Le système enregistre le jour et l'heure exacte, à la seconde près, de l'action de signature et la lie au code de la session de formation ainsi qu'à la modalité concernée. En bas de chaque document signé, un encadré récapitulatif mentionne ces informations techniques, rendant le document autosuffisant en cas de contrôle.
L'intégrité des documents
Une fois le processus de signature terminé, le document, qu'il s'agisse d'une convention, d'un contrat de sous-traitance ou d'un règlement intérieur, est converti et figé. Les documents sont générés au format PDF non modifiable à partir de vos modèles Word originaux, garantissant qu'aucune modification ultérieure ne peut être apportée après la signature. De plus, pour les contenus pédagogiques de type SCORM, les ressources sont incrustées et protégées contre le téléchargement, renforçant la sécurité globale de l'écosystème de formation.
Preuves complémentaires
Keyro permet de renforcer la force probante de la signature par un faisceau d'indices techniques supplémentaires :
Logs de connexion : Pour les classes virtuelles, l'émargement numérique de Keyro peut être complété par les rapports d'assiduité techniques des outils de visio payants comme Teams, Zoom ou Google Meet, qui enregistrent les adresses IP et les temps de présence réels.
Lien avec l'assiduité : Le déblocage du bouton permettant de rejoindre la visioconférence est conditionné par la signature préalable du stagiaire, créant une preuve logique de sa présence au moment du cours.
En résumé, la signature électronique dans Keyro offre une force probante élevée grâce à la combinaison de l'authentification par email sécurisé, d'un horodatage précis et de la génération de documents PDF intègres, le tout centralisé par un éditeur agissant comme tiers de confiance. Ces éléments permettent aux organismes de formation de répondre sereinement aux exigences de Qualiopi et des financeurs publics.