L’une des grandes forces de la plateforme Keyro réside dans sa capacité à automatiser votre gestion administrative sans vous imposer de nouveaux modèles de documents rigides. Vous conservez vos propres supports professionnels, mais une question technique revient fréquemment lors de leur génération : le format final reste-t-il modifiable ? Le cycle de vie de vos documents, depuis le dépôt de votre matrice Word initiale jusqu'à la signature du fichier final, répond à des impératifs précis de sécurité et de conformité.
Le point de départ : votre document au format Word (.docx)
La philosophie de Keyro consiste à vous laisser utiliser vos documents Word actuels. Vous n’avez pas besoin de recréer vos conventions, devis ou contrats de sous-traitance dans un outil interne complexe. Vous conservez ainsi une totale liberté de design en utilisant vos fichiers .docx habituels, intégrant votre logo, votre mise en page et votre charte graphique propre. Pour préparer l'automatisation, il vous suffit d'insérer des balises spécifiques, appelées les variables Keyro, à l'intérieur de votre document Word là où les données dynamiques doivent être injectées, comme {Nom_Stagiaire} ou {Tarif_Total}.
La génération : Une transformation instantanée en PDF
Lorsque vous déclenchez la génération d'un document, par exemple pour éditer une convention de formation, le processus technique s'exécute de manière extrêmement rapide. En moins de 5 secondes, Keyro analyse votre matrice Word et remplace instantanément toutes les variables par les données réelles saisies dans votre dossier de session. Dès que le document Word est auto-complété, le système le convertit immédiatement. Par conséquent, le document généré par la plateforme pour être transmis au client ou au stagiaire ne reste pas au format Word ; il devient un fichier PDF non modifiable.
Pourquoi le passage au format PDF est-il indispensable ?
Le choix systématique du format PDF pour le document final répond à plusieurs exigences de sécurité, de professionnalisme et de conformité réglementaire :
Intégrité du document : Le format PDF garantit de façon absolue que les informations cruciales telles que les dates, les prix ou les noms ne pourront pas être modifiées par le destinataire après son envoi.
Valeur juridique : Pour qu'un document puisse être légalement soumis à la signature électronique native de Keyro, il doit impérativement être figé sous une forme non altérable, ce que permet le format PDF.
Conformité Qualiopi : Les auditeurs de certification et les organismes financeurs exigent la présentation de documents fixes, sécurisés et horodatés lors des contrôles qualité.
La signature électronique sur le document généré
Une fois le PDF final généré, ce qui prend moins de 30 secondes au total, vous pouvez déclencher la demande de signature électronique directement depuis l'interface de gestion de la session. Le signataire désigné reçoit alors son lien de connexion, consulte le document PDF issu de votre matrice Word originale et appose sa signature numériquement. Le document finalisé et signé est ensuite archivé automatiquement dans le dossier de la session concernée, restant accessible à tout moment pour toutes les parties prenantes.
En résumé, si Keyro utilise bien le logiciel Word comme outil auteur pour préparer vos modèles et vos grilles, le document opérationnel produit par la plateforme est systématiquement un PDF. Cette transition technique vous assure un gain de temps massif grâce à l'automatisation tout en sécurisant juridiquement vos échanges contractuels.