L'automatisation de votre flux documentaire via Keyro repose sur un système de variables permettant de remplir dynamiquement vos propres modèles Word. Ce processus transforme vos documents statiques en outils de gestion intelligents sans imposer de mise en page rigide. Voici les étapes pour configurer et générer vos documents :
Étape 1 : Préparation du modèle Word
Conservez vos documents actuels, tels que vos conventions, contrats de sous-traitance, certificats de réalisation, factures ou devis, avec votre logo et votre mise en forme habituelle. Ouvrez simplement votre fichier Word habituel sur votre bureau pour commencer la configuration.
Étape 2 : Consultation du « Guide des Variables »
Pour que la plateforme insère la bonne donnée au bon endroit, vous devez utiliser des codes spécifiques appelés variables.
Récupérez le « Guide des Variables » disponible dans les ressources de la plateforme.
Identifiez les balises exactes correspondant aux données de vos sessions, telles que le nom du stagiaire, les dates de formation, les montants financiers ou les objectifs pédagogiques.
Étape 3 : Insertion des variables dans le document
Copiez et collez les balises du guide directement dans votre texte Word, là où l'information doit apparaître dynamiquement.
Par exemple, si vous écrivez « formation {Nom_Formation} », Keyro remplacera automatiquement l'accolade par les données réelles de la session lors de l'édition.
- Vous pouvez également intégrer des variables pour des données complexes comme les référentiels de compétences ou les listes de participants.
Étape 4 : Chargement du modèle sur la plateforme
Une fois vos variables insérées, enregistrez votre fichier Word et importez-le dans Keyro.
Pour une utilisation globale : venez cliquer sur l'onglet « Ressources administratives » pour charger le modèle.
Pour une pré-configuration spécifique : venez cliquer directement sur un « Modèle de formation » pour que vos futurs dossiers soient configurés à 80 %.
Étape 5 : Génération instantanée du document final
Dès que vous avez besoin d'un document pour une session spécifique, la magie opère en un clic.
En moins de 5 secondes, Keyro récupère les données saisies dans la session (clients, prestataires, tarifs, dates) et les injecte dans votre modèle Word.
La plateforme convertit automatiquement le tout au format PDF, garantissant un résultat propre et sans erreur de saisie humaine.
Étape 6 : Signature électronique et envoi
Le processus se poursuit avec la finalisation contractuelle :
Signature électronique : Vous pouvez demander une signature sécurisée directement depuis l'interface en moins de 30 secondes.
- Automatisation de l'envoi : Certains documents, comme le certificat de réalisation, peuvent être configurés pour partir automatiquement par email à la fin de la formation si les conditions d'assiduité sont remplies.