Les documents générés automatiquement par Keyro : Optimiser votre liasse documentaire
L'automatisation administrative constitue l'un des piliers de la plateforme Keyro. Plutôt que de ressaisir manuellement les mêmes informations sur plusieurs supports, le système exploite vos propres modèles Word pour y injecter des données dynamiques via des variables et produire des documents officiels en quelques secondes.
Les documents contractuels et de pré-formation
Dès la création d'une session, Keyro permet de formaliser instantanément les relations avec vos clients et vos intervenants. Le Devis est généré à partir des tarifs saisis directement dans le dossier de session. La Convention de formation reprend automatiquement le nom de l'organisme, les dates, le programme et la liste des participants. Enfin, pour vos formateurs externes, le Contrat de sous-traitance ou la Lettre de mission inclut les modalités d'intervention ainsi que le tarif horaire ou forfaitaire convenu.
Les documents de suivi et d'assiduité
Pour répondre aux exigences de Qualiopi et des financeurs comme les OPCO, Keyro centralise les preuves de présence au sein de documents standardisés. La Feuille d’émargement consolide l'ensemble des signatures numériques des stagiaires et des formateurs, en y associant un horodatage précis pour chaque créneau. L'Attestation d’assiduité offre un récapitulatif unique du temps de présence réel de l'apprenant, ce qui s'avère indispensable pour obtenir le remboursement par les fonds publics.
La facturation et la gestion financière
Bien que Keyro ne soit pas un logiciel de comptabilité complet, il automatise la création des pièces de vente essentielles. La Facture est générée de manière à s'adapter au multi-financement, permettant de produire autant de pièces qu'il y a de financeurs par client (par exemple, une part OPCO et une part entreprise). Pour votre déclaration annuelle, le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) s'auto-complète en compilant les données des sessions réalisées sur l'exercice.
La reconnaissance des acquis et la fin de formation
À l'issue du parcours, plusieurs documents valorisent la réussite et la montée en compétences des stagiaires :
Le Certificat de réalisation : Ce document réglementaire prouve officiellement que le stagiaire a suivi la formation.
Le Certificat d’acquisition de compétences : Principalement utilisé avec l'option « Stagiaire à la Carte », il valide des blocs de compétences spécifiques au sein d'un parcours individualisé.
- L'Open Badge : Il s'agit d'une certification numérique infalsifiable que le stagiaire peut partager sur ses réseaux sociaux, notamment LinkedIn, pour valoriser ses acquis.
Le mécanisme technique de l'automatisation
Le processus repose sur trois étapes clés garantissant la rapidité et la conformité de vos documents. Vous conservez votre charte graphique en téléversant vos fichiers Word habituels dans Keyro. Vous y insérez des balises spécifiques telles que {Nom_Stagiaire}, {Date_Debut} ou {Tarif_Total}, que Keyro remplace par les données réelles de la session en moins de 5 secondes. Enfin, le document Word est transformé en PDF non modifiable, vous permettant ensuite de déclencher une demande de signature électronique native directement depuis l'interface.
En résumé, Keyro génère automatiquement l'intégralité de la liasse documentaire nécessaire à un organisme de formation, du devis initial à l'Open Badge final, tout en préservant votre identité visuelle propre.