Guide d'importation en masse des stagiaires dans Keyro : Optimiser les inscriptions groupées
L’import en masse constitue une fonctionnalité indispensable pour les organismes de formation gérant des groupes importants ou des flux réguliers d’apprenants. Elle automatise l'inscription de dizaines de stagiaires en quelques secondes, éliminant la saisie manuelle qui s'avère source d'erreurs et de perte de temps.
Les prérequis administratifs avant l'importation
Avant de lancer la procédure d'importation, deux étapes préparatoires doivent être validées dans votre interface Studio. Il faut d'abord créer la session cible : l'importation ne génère pas de nouvelle session, elle vient alimenter un dossier de formation déjà existant qu'il convient d'avoir configuré au préalable à partir d'un modèle de formation. Il est ensuite nécessaire de récupérer le modèle officiel : pour que le système reconnaisse vos données, vous devez impérativement télécharger et utiliser le fichier XLS fourni par Keyro.
Structuration du modèle Excel
Une fois le fichier téléchargé, son remplissage doit respecter scrupuleusement la structure établie. Le document requiert le renseignement de six champs obligatoires indispensables pour que le stagiaire soit correctement intégré (incluant le Nom, le Prénom, l'E-mail et les informations relatives à l'entreprise cliente). Une vigilance particulière doit être accordée à l'adresse e-mail, celle-ci faisant office d'identifiant unique dans Keyro. Sa parfaite exactitude conditionne la réussite des étapes ultérieures, puisque c'est elle qui permettra au stagiaire de recevoir son « code magique » pour se connecter à son espace personnel.
Procédure d'importation pas à pas
Le déclenchement de l'import s'effectue directement depuis la liste de vos sessions dans l'interface de gestion :
Accédez à l'onglet Prestations (1) puis sélectionnez la sous-rubrique Sessions (2). Cliquez sur le bouton Import (flèche rouge) situé en haut à droite de votre écran. Sélectionnez votre fichier Excel dûment complété et validez l'opération.
Le système traite alors instantanément les données et affiche une confirmation indiquant le nombre de stagiaires ajoutés avec succès au dossier.
Souplesse de gestion : l'import sur session activée
Keyro offre une flexibilité accrue en permettant d'importer en masse des stagiaires sur une session affichant déjà le statut « Activée ». Cette évolution s'avère particulièrement utile pour la gestion des sessions vivantes, à l'image des formations en 100 % autonomie (e-learning) ou des parcours à entrées et sorties permanentes, où de nouveaux apprenants intègrent le groupe au fil de l'eau.
Automatisation des actions post-import
Dès la finalisation de l'importation, la plateforme permet d'engager immédiatement le cycle de communication et de suivi. Vous pouvez utiliser le bouton « Convocation » pour envoyer le message de bienvenue contenant les codes d'accès à l'ensemble du groupe importé en un seul clic. Parallèlement, l'onglet « Suivi » de la session se met à jour instantanément, affichant les nouvelles vignettes nominatives prêtes à enregistrer la progression de chaque participant.
En résumé, l'import en masse sur Keyro transforme une tâche administrative lourde en un processus fluide. L'utilisation conjointe du modèle XLS officiel et de l'importation sur session active permet de gagner en réactivité tout en sécurisant l'intégration des apprenants.