Ajustement et personnalisation des flux de communication e-mail au niveau de la session dans Keyro
La plateforme Keyro permet d'ajuster la communication d'une session spécifique pour répondre aux besoins d'un client ou d'un groupe particulier, sans jamais impacter le modèle de formation initial. Cette architecture offre une flexibilité complète, combinant la productivité de modèles pré-remplis à 80 % et une capacité de personnalisation totale lors des paramétrages ou au moment de l'envoi.
La personnalisation à la volée lors des envois manuels
Le cas d'usage le plus fréquent concerne la transmission des convocations officielles. En activant le bouton « Convocation » depuis l'onglet « Clients & Participants » d’une session, le modèle de mail configuré par défaut s'affiche à l'écran. Le gestionnaire peut alors modifier, supprimer ou rajouter du texte directement dans le corps du message avant de valider l'expédition. Ces modifications contextuelles restent propres à l'envoi en cours et n'altèrent en rien le modèle maître stocké dans les ressources administratives. Ce canal manuel permet également d'associer des pièces jointes spécifiques à ce groupe, telles qu'un plan d'accès particulier ou les consignes de sécurité d'un site client.
L’ajustement des déclencheurs pour les e-mails automatiques
Au niveau de chaque session, le pilotage fin de l'automatisation s'effectue dans l'onglet « Communication ». Le gestionnaire conserve la main sur la gestion des dates d'exécution. Si le modèle initial prévoit l'envoi d'un rappel le 28 du mois, il est tout à fait possible, pour une session précise, de décaler cet envoi au 29.
De plus, chaque envoi automatique (certificats, rappels, etc.) peut être activé ou désactivé en fonction des contraintes de la session. Bien que le contenu textuel des e-mails 100 % automatisés soit généralement hérité du modèle de base, son exécution temporelle demeure entièrement personnalisable par session.
Personnalisation visuelle et identité
La personnalisation des e-mails s'étend également à l'identité de l'organisme de formation :
Logo et Couleurs : Les e-mails transmis aux stagiaires, formateurs et clients intègrent votre logo et votre charte graphique afin de renforcer le professionnalisme de vos échanges.
Nom de l'expéditeur : Par défaut, l'expéditeur affiché dans la boîte mail du destinataire correspond au nom de votre organisme de formation.
- Nom de domaine personnalisé : Il est possible, par le biais d'une prestation technique spécifique, d'expédier les e-mails directement avec votre propre nom de domaine plutôt que via l'adresse par défaut de Keyro.
Personnalisation des e-mails de certification et badges
Pour les parcours certifiants, la plateforme permet de configurer finement les messages liés à la réussite et à la validation des compétences. Dans la rubrique « Communication » de votre modèle, vous pouvez rédiger un message spécifique destiné à accompagner l'envoi automatique du certificat d’acquisition dès qu'une unité pédagogique est validée par le système. Le système de badges numériques dispose également de son propre modèle d'e-mail personnalisable, incluant le lien de partage sécurisé vers LinkedIn.
Traçabilité, journalisation et sécurité des envois
Toute modification ou personnalisation effectuée reste sous contrôle grâce à un système de suivi rigoureux. Keyro envoie de manière automatisée une copie de chaque e-mail émis vers l'adresse de suivi configurée par l'organisme. Parallèlement, le dossier de session intègre un historique complet qui détaille le jour et l'heure exacts de tous les messages partis, ce qui permet de vérifier avec certitude si un participant a bien reçu sa convocation personnalisée.
En résumé, Keyro associe la puissance de l'automatisation administrative à une flexibilité d'édition au niveau de la session, garantissant une communication sur mesure et sécurisée sans dénaturer vos structures d'origine.