L’un des piliers de Keyro réside dans la distinction structurelle entre le Modèle de formation, qui fait office de socle réutilisable, et la Session, qui constitue l'instance concrète pour un groupe de stagiaires. Cette architecture garantit une flexibilité complète, permettant d'ajuster chaque session aux besoins spécifiques de vos clients ou aux contraintes logistiques sans jamais altérer votre modèle de référence. Le pilotage de cette personnalisation s'effectue à travers plusieurs leviers opérationnels au sein de l'interface Studio.
Personnalisation administrative et visuelle de la session
Dès la création d'une session, ses paramètres structurels peuvent être modifiés pour correspondre au contexte de l'intervention. Bien qu'une vignette produit soit définie par défaut, l'organisme peut la changer pour chaque session, ce qui permet par exemple d'intégrer le logo de l'entreprise cliente ( capture d'écran 2 flèche rouge) dans le cadre d'une formation Intra (capture d'écran 1 (1)). Le code de la session, bien qu'incrémenté automatiquement par le système, reste modifiable pour respecter une nomenclature interne propre.
Enfin, l'ajustement du lieu exact et du fuseau horaire s'avère un point crucial (capture d'écran 1 (2)) : configurer le bon fuseau pour une session se déroulant dans une autre région géographique, comme la Guadeloupe, évite l'expédition d'e-mails automatiques à des heures indues. Des gestionnaires spécifiques de votre équipe peuvent également être assignés pour piloter le dossier.
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Personnalisation pédagogique au sein de la Timeline
La Timeline héritée du modèle de formation peut être entièrement remodelée au sein de la session pour s'adapter à la réalité du terrain. Les gestionnaires peuvent rajouter une séquence de dernière minute ou supprimer une modalité devenue inutile pour ce groupe précis. Pour chaque séquence, il est possible de définir si elle est obligatoire ou si elle doit être mise en avant, tout comme il est possible d'activer l'option de Compte-Rendu d'animation pour permettre au formateur de partager le déroulé ou les objectifs de la séance suivante.
Face aux contraintes de mixité, une simple case à cocher permet de transformer une séance présentielle en format hybride en y associant un lien de visioconférence. Pour les parcours officiels, le rattachement de blocs de compétences spécifiques (RS/RNCP) permet ensuite de scorer les évaluations par objectif pédagogique.
Individualisation des parcours via l'option Stagiaire à la Carte
Grâce à l'option « Stagiaire à la Carte », la personnalisation descend au niveau de l'individu pour offrir une flexibilité chirurgicale :
Parcours sur-mesure : Au sein d'une même session collective, le gestionnaire peut déterminer que certains stagiaires suivront uniquement des modules sélectionnés.
Gestion des acquis : Cette fonctionnalité est idéale pour les parcours certifiants où un candidat a déjà validé certains blocs (par exemple les blocs 1 et 2) et ne doit être positionné que sur le bloc 3.
Niveaux hétérogènes : La plateforme permet de regrouper dans une seule session des stagiaires de niveaux initiation et avancé en leur ouvrant des accès différenciés aux ressources.
Ajustement de la communication et des déclencheurs
La communication automatisée peut être finement ajustée pour chaque session spécifique. Le gestionnaire a la possibilité de modifier la date d'envoi d'un e-mail automatique prévue par les déclencheurs (triggers) initiaux, ou de désactiver purement et simplement certains messages pour cette session. De plus, lors de l'envoi manuel des convocations, le modèle par défaut apparaît à l'écran mais reste modifiable à la volée, permettant d'enrichir le texte ou d'ajouter des pièces jointes spécifiques à ce groupe sans impacter la matrice d'origine.
Confidentialité et contrôle des accès clients
Pour chaque session, l'organisme de formation pilote le degré de visibilité accordé à l'entreprise cliente. Dans l'onglet Clients & Participants, une case à cocher permet d'autoriser ou de restreindre l'accès du responsable pédagogique du client au suivi détaillé des modules. Ce paramètre s'avère indispensable pour garantir une confidentialité absolue, notamment lors de la réalisation d'un bilan de compétences.
En résumé, la personnalisation d'une session dans Keyro permet de transformer un programme standardisé en une expérience hautement spécifique et professionnelle, tant sur le plan administratif que pédagogique, tout en conservant l'efficacité de l'automatisation.